Perguntas Frequentes

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Geral
POS (Point of Sale), ou seja, ponto de venda: é um sistema onde poderá registar produtos, clientes e as respetivas vendas efetuadas, sem apontamentos manuais ou papelada. Regista tudo num programa, que se poderá adaptar às necessidades de cada negócio, tanto a nível de preço como de funcionalidades.
Faturas
A fatura é um documento em que são discriminadas características referentes a uma determinada venda de bens ou serviços. A emissão desta é obrigatória, mesmo que o consumidor final não exija uma para si.

Constarão da fatura os seguintes dados:
  • Dados do comerciante e do cliente:

    • Nome da Empresa*/Nome do cliente*;

    • NIPC da Empresa*/NIF do cliente*;

    • Morada da Empresa*/Morada do cliente;

    • Capital social da empresa;

    • Conservatória de registo;

    • Contactos.

  • Data da transação/vencimento*;

  • O que foi transacionado*:

    • Nome do produto/serviço;

    • Quantidade;

    • Valor.

  • Observações que considere importantes;

  • Valor sem taxas aplicadas* (sendo a mais recorrente o I.V.A.);

  • Taxas cobradas na transação* (IVA, outras ou indicação de isenções);

  • Valor total*.

*Elementos obrigatórios.

As Observações poderão incluir: método de pagamento utilizado pelo cliente, razão pela qual a operação está isenta de taxas, condições de pagamento, método de pagamento e devolução (no caso de devolução de dinheiro ao cliente), entre outros.

Caso a fatura não tenha sido ainda emitida, sim. Caso já tenha sido processada, não a poderá alterar mais. Consulte informações sobre Notas de Crédito para saber como reteficar valores numa fatura.

É obrigatório o uso que todos os dados presentes na fatura e respetivos documentos retificativos seja processados eletronicamente. Caso pretenda, poderá retificar dados utilizando uma Nota de Crédito mas não os poderá adicionar manualmente.

Não. Só as Faturas Simplificadas.

Aconselhamos a que utilize sempre a Nota de Crédito como documento retificativo de uma determinada fatura. É importante que todos os movimentos fiquem registados e que indique qual a razão pela qual está retificar o documento, utilizando o campo Observações.

Neste caso ou o cliente lhe devolve o original ou então terá mesmo que efetuar Nota de Crédito da totalidade do valor que consta da fatura e enviar a Nota de Crédito criada para o cliente.

No Vendus, a fatura será sempre emitida aquando do pagamento. Esta deverá ainda ser emitida em duplicado já que ambos os intervenientes (vendedor e comprador) deverão deter algo que comprove a transação.

A data de emissão das faturas pode ser gerida mas no Vendus não necessita se preocupar com isso. Esta é gerida pelo sistema e sincronizada com a Autoridade Tributária (exceto faturas manuais). É importante lembrar que uma fatura não pode ter data de emissão anterior a outra fatura já finalizada anteriormente.
Ex: Imaginando que emitiu a fatura 2014/116 a 6 de setembro. Irá de seguida emitir a 2014/117. Esta última só poderá ser datada de 6 de setembro ou dias seguintes.

A fatura simplificada é bastante semelhante ao antigo talão ou venda a dinheiro. Desta serão ocultados os dados do cliente, que poderá ser processada em casos com as seguintes especificidades:

  • Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de I.V.A;

  • O montante total da transação de um bem não pode ser superior a 1.000,00€;

  • O montante total da prestação de um serviço são pode ser superior a 100€.

. Deverão constar obrigatoriamente os seguintes dados:

  • Data da transação;

  • Nome/Designação Social e NIPC do quem vende o produto/serviço;

  • Quantidade e designação dos bens/serviços a ser transacionados;

  • Preço líquido, taxas a aplicar e montante devido do imposto ou preço cujo inclua já as taxas e imposto;

  • NIF de quem adquire o produto/serviço, quando este for sujeito passivo de I.V.A.. Caso não se trate de um sujeito passivo, poderá colocar NIF sempre que o comprador o solicite.

Recibos

Emitindo um Recibo, estará a comprovar que recebeu o valor total do serviço/produto vendido. Serve também de prova ao cliente de que este pagou a totalidade do valor.
No Vendus não necessita se preocupar com isso já que as faturas e recibos são emitidos simultaneamente.

Notas de Crédito

Este documento tem como função dar crédito ao cliente. Caso tenha registado na fatura um valor superior ao acordado, poderá fazer uma Nota de Crédito (apenas) do valor a devolver ao cliente. É um documento retificativo da fatura, indicando que aquele montante não foi recebido ou foi devolvido.

Deverão constar os seguintes dados:

  • Data;
  • Série e número da fatura;
  • Dados do comerciante;
  • Dados do cliente (facultativo);
  • Referência ao número da fatura que está a retificar;
  • Razões da retificação (Utilize o campo Observações).

    Sempre que necessitar efetuar uma retificação à fatura original. Imagine que aplicou mal uma taxa de IVA, que o valor total está errado ou que o cliente solicitou inclusão dos seus dados na fatura ou se equivocou em algum que forneceu. Poderá então utilizar este documento retificativo para efetuar qualquer alteração necessária.

    Ex: Imaginando que efetuou uma venda do produto Y e o custo total seria de 1.000,00€. Mas, no entanto, tinha acordado com o cliente um desconto de 20% e esqueceu-se! Deverá então retificar, criando uma Nota de Crédito de parte parcial do valor, sendo neste caso esse valor o do desconto. Neste caso, seria 20% dos 1.000,00€, ou seja, 200€. Assim estará a indicar que só rececionou do cliente 800€.

    Poderá emitir uma Nota de Crédito do valor total da fatura em questão. Assim, o valor será dado como nulo, ou seja, estará a indicar à Autoridade Tributária que que não recebeu a totalidade do valor em questão ou o que devolveu ao cliente.

    Ex: Imagine que o cliente pagou pelo produto Y 1.000,00€ mas este solicita a devolução do dinheiro (por defeito do produto adquirido, por engano na compra, e.t.c.. Deverá indicar que já não dispõe dos 1.000,00€. Assim, poderá efetuar uma Nota de Crédito do valor total, ou seja, dos 1.000,00€, anulando assim o valor. Estará a indicar que este valor entrou e saiu.

    Séries de Faturação

    As faturas e documentos retificativos são agrupados (regra geral, anualmente) e ordenadas (sequencialmente) de forma numérica e por data de emissão. A isto chama-se série de faturas.

    Os documentos deverão constar da seguinte forma: Tipo de documento + Série + Número. Imaginemos a FT (Fatura) 2014/117: esta é a 117º fatura emitida da série 2014, cuja poderá não representar o ano em que a fatura foi processada. É importante lembrar que este número de série é único e irrepetível.

    Sim. No entanto, cada documento só poderá estar associado a uma das séries.

    Não. Os restantes documentos serão adicionados à mesma série, mas o número será correspondente apenas ao tipo de documento e não à série inteira. Imaginando que precisa criar uma Nota de Crédito referente fatura 2014/117 e ainda não criou qualquer Nota de Crédito associada à série 2014. Então, essa será a NC (Nota de Crédito) 2014/1, ou seja, a 1ª Nota de Crédito da série.

    Não. Trocando de programa, é criada uma nova série. Cada programa de faturaçãotem um código diferente que o identifica. Uma série de faturação só poderá estar ligada a um código em específico e nunca a mais do que um, como aconteceria se continuasse uma série noutro programa.
    No Vendus, as séries de faturação são criadas de forma automática e especifica.

    NIF

    Os NIF/NIPC (Número de Identificação Fiscal/Número de Identificação de Pessoa Colectiva) poderão ser distinguidos pelo primeiro algarismo do mesmo:

    • 1 ou 2 - Pessoa Singular;
    • 5 - Pessoa Coletiva, ou seja, Empresa;
    • 6 - Pessoa Coletiva Pública, ou seja, Empresa dirigida pelo Estado;
    • 8 - Empresário em nome individual;
    • 9 - Pessoa Coletiva irregular ou número provisório.

    Segundo o IRN (Instituto dos Registos e Notariado), "O Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Coletiva deixou de ser emitido, uma vez que as alterações legislativas ao regime jurídico do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 247-B/2008, de 30 de dezembro, não contemplam a sua emissão. Atualmente, existe apenas o Cartão da Empresa e o Cartão de Pessoa Coletiva, que são emitidos para entidades definitivamente registadas ou inscritas".

    Poderá utilizar o site NIF.pt e pesquisar pelo NIF da pessoa individual para efeitos de validação e pelo NIF da empresa para efeitos de validação e obtenção de mais informações.

    Segundo as regras impostas a 1 de janeiro de 2013, é obrigatório passar fatura, mesmo que o cliente não solicite uma. No entanto, este poderá não facultar NIF. Nesse caso, o programa de faturação regista o cliente como Consumidor Final.

    Autoridade Tributária

    Poderá comunicar esses dados de uma de três formas:

    • Comunicação em tempo real dos documentos, através do seu programa de faturação;
    • Envio do ficheiro SAF-T mensal pelo portal E-fatura, até ao dia 25 do mês seguinte;
    • Inserção de forma manual pelo portal E-fatura de cada documento.

    Poderá ir consultando o Portal das Finanças para verificar se está a comunicar corretamente as faturas.
    O método existente no Vendus de momento, por ser o mais flexível e rápido, é a exportação do Ficheiro SAF-T. Assim não terá que se preocupar com a comunicação à Autoridade Tributária. Nós tratamos de tudo!

    Nota: Só poderá proceder ao envio através de um dos métodos acima indicados.

    O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes - Versão Portuguesa) é um ficheiro normalizado, ou seja, igual para todas as empresas, que facilita as inspeções tributárias pelas entidades oficiais. Assim, num só ficheiro, criado automaticamente pelo programa de faturação que utiliza, poderá submeter os dados que as Finanças necessitam obter. É um dos métodos para comunicação de valores à Autoridade Tributária.

    Nota: É obrigatório o seu envio, caso seja o método escolhido, até dia 25 do mês seguinte (Ex: o ficheiro SAF-T de Outubro deverá ser enviado até dia 25 de Novembro).

    Nesse caso, não necessita comunicar.

    O E-fatura é um portal online, disponibilizado pelo Portal das Finanças, onde poderá consultar e registar manualmente faturas. É um dos 3 métodos que poderá utilizar para comunicação mensal de faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira.

    I.V.A.

    I.V.A. é um imposto português aplicados a transações de produtos e prestação de serviços, cujo é cobrado a favor do Estado. Os programas de faturação como o Vendus foram criados exatamente com a intenção de ajudar os comerciantes/prestadores de serviços a registar o valor do I.V.A., para que a Autoridade Tributária saiba exatamente o valor que terá a receber.


    Nota: É importante que guarde este valor à parte, para entregar mais tarde às Finanças.

    Dispomos dos seguintes 3 tipos de I.V.A.:

    • Taxa Reduzida: Da taxa reduzida fazem parte produtos alimentares considerados essenciais (arroz, pão, carne, peixe, leite e derivados, fruta, azeite, etc); livros, jornais, revistas; produtos médicos e fármacos; energia doméstica; entre outros. Poderá consultar mais informações na Lista I anexa ao Código do I.V.A..
    • Taxa Intermédia: São taxados à taxa intermédia parte dos produtos alimentares como conservas, vinho, margarinas, café e serviços referentes à Restauração e similares , pretróleo e gasóleo, atividades de entretenimento (dança, teatro, etc). Poderá consultar mais informações na Lista II anexa ao Código do I.V.A..
    • Taxa Normal: Os restantes serviços e produtos.

      As taxas praticadas atualmente são as seguintes:

      • Taxa Normal: 23%;
      • Taxa Intermédia: 13%;
      • Taxa Reduzida: 6%.

        Segundo o artigo 6º do C.I.V.A. (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado) só será tributado o valor do I.V.A. a sujeitos passivos (empresas) com sede, estabelecimento ou domicílio em território nacional. Isto significa que todas as empresas que apresentem morada associada a um país fora de Portugal, estão isentas de I.V.A., sendo esta taxa liquidada no país onde se encontra a empresa em questão.

        • Ex: Imaginando que uma empresa com sede em França lhe compra um produto. Caso a morada seja incluída, juntamente com um NIF válido (VAT number) não deverá taxar a aquisição com I.V.A..
        • Ex: Uma outra empresa, com sede em França, dispõe de uma filial em Portugal e indica essa mesma filial, junto com um NIF ou NIF provisório português. Neste caso, a taxa de IVA aplica-se.

        Se se tratar de uma pessoa individual, o IVA poderá ser cobrado, quer tenha domicílio em Portugal ou fora do território nacional (salvo exceções).

        Imaginando as seguintes situações situações:

        • Emitiu uma fatura sem I.V.A. mas afinal o cliente colocou erradamente os dados de faturação (não tem domicílio no estrangeiro, o NIF não é correto ou não está incluído sequer, entre outros);
        • Emitiu uma fatura com I.V.A. a um cliente com domicílio fiscal estrangeiro (cliente estrangeiro que estava registado como Consumidor Final solicitou inclusão de dados, por exemplo).

        No primeiro caso, poderá fazer Nota de Crédito relativa à totalidade do valor da fatura sem I.V.A. e emitir uma nova fatura, com os dados do cliente mas com referência ao I.V.A.. Poderá então alertar o seu cliente e solicitar que este lhe entregue o valor do I.V.A. não cobrado anteriormente.

        No segundo caso, deverá também emitir Nota de Crédito referente à totalidade do valor da fatura com I.V.A. e processar uma nova fatura, referindo sempre os dados do cliente, a isenção de I.V.A. e a razão da mesma. Após estes passos, poderá então proceder à devolução do valor do I.V.A..

        Não. Isto já que está a indicar às Finanças que o valor em questão foi pago pelo cliente mas voltou a ser devolvido, não dispondo assim deste montante para entrega.
        Pagará sempre o I.V.A. correspondente ao que indica a fatura, menos valores indicados em documentos retificativos como a Nota de Crédito. Tendo a Nota de Crédito o mesmo valor que a fatura, este será então anulado.