Perguntas Frequentes sobre o Vendus

POS (Point of Sale), ou seja, ponto de venda: é um ambiente de trabalho de um software onde poderá registar produtos, clientes e as respetivas vendas efetuadas, de forma simples e rápida. Regista tudo num programa, que se poderá adaptar às necessidades de cada negócio, tanto a nível de preço como de funcionalidades.

Os planos Flex e Pro permitem-lhe o acesso ao ambiente POS do Vendus.

As Observações poderão incluir: método de pagamento utilizado pelo cliente, razão pela qual a operação está isenta de taxas, condições de pagamento, método de pagamento e devolução (no caso de devolução de dinheiro ao cliente), entre outros.

Veja como emitir uma fatura no Vendus.

Não é possível alterar os dados de uma fatura emitida.

O procedimento recomendado pela Autoridade Tributária, para que possa retificar uma fatura, é a emissão de uma Nota de Crédito. Esta permite anular o seu valor de forma total ou parcial. É utilizada maioritariamente para correção de dados, trocas e devoluções.

Consulte informações sobre Notas de Crédito para saber como reteficar valores numa fatura.

As faturas e faturas recibo não têm limitação de valor.

As faturas simplificadas apenas podem ser emitidas para operações realizadas em Portugal e que cumpram determinadas condições:

• Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
• Valor total da transação de um produto não superior a 1000 euros;
• Valor total da prestação de um serviço não superior a 100 euros.

Aconselhamos a que utilize sempre a Nota de Crédito como documento retificativo de uma determinada fatura. É importante que todos os movimentos fiquem registados e que indique qual a razão pela qual está retificar o documento, utilizando o campo Observações.

A fatura simplificada é bastante semelhante ao antigo talão ou venda a dinheiro, com as seguintes especificidades:

• Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;

• O montante total da transação de um bem não pode ser superior a 1.000,00€;

• O montante total da prestação de um serviço são pode ser superior a 100€.

. Deverão constar obrigatoriamente os seguintes dados:

• Data da transação;

• Nome/Designação Social e NIPC do quem vende o produto/serviço;

• Quantidade e designação dos bens/serviços a ser transacionados;

• Preço líquido, taxas a aplicar e montante devido do imposto ou preço cujo inclua já as taxas e imposto;

• NIF de quem adquire o produto/serviço, quando este for sujeito passivo de IVA. Caso não se trate de um sujeito passivo, poderá colocar NIF sempre que o comprador o solicite.

Emitindo um Recibo, estará a comprovar que recebeu o valor total do serviço/produto vendido. Serve também de prova ao cliente de que este pagou parcial ou a totalidade do valor.
No Vendus, para faturas emitidas a pronto, não necessita se preocupar com isso, as faturas e recibos são emitidos simultaneamente.

Este documento tem como função dar crédito ao cliente ou anular uma fatura emitida erradamente. É um documento retificativo da fatura, indicando que aquele montante não foi recebido ou foi devolvido.

Veja como emitir uma nota de crédito.

Sempre que necessitar efetuar uma retificação à fatura original. Imagine que aplicou mal uma taxa de IVA, que o valor total está errado ou que o cliente solicitou inclusão dos seus dados na fatura ou se equivocou em algum produto ou serviço que forneceu. Poderá então utilizar este documento retificativo para efetuar qualquer alteração necessária.

Ex: Imaginando que efetuou uma venda do produto Y e o custo total seria de 1.000,00€. Mas, no entanto, tinha acordado com o cliente um desconto de 20% e esqueceu-se! Deverá então retificar, criando uma Nota de Crédito e novo documento no valor correcto.

Poderá emitir uma Nota de Crédito do valor total da fatura em questão. Assim, o valor será dado como nulo, ou seja, estará a indicar à Autoridade Tributária que que não recebeu a totalidade do valor em questão ou o que devolveu ao cliente.

Ex: Imagine que o cliente pagou pelo produto Y 1.000,00€ mas este solicita a devolução do dinheiro (por defeito do produto adquirido, por engano na compra, e.t.c.. Deverá indicar que já não dispõe dos 1.000,00€. Assim, poderá efetuar uma Nota de Crédito do valor total, ou seja, dos 1.000,00€, anulando assim o valor. Estará a indicar que este valor entrou e saiu.

Sim. No entanto, cada documento só poderá estar associado a uma das séries.

No Vendus, cada loja corresponde a 1 série de faturação. Para ter várias séries de faturação, deverá ter várias lojas e respetivas caixas.

As faturas e documentos retificativos são agrupados (regra geral, anualmente) e ordenadas (sequencialmente) de forma numérica e por data de emissão. A isto chama-se série de faturação.

Não. Os restantes documentos serão adicionados à mesma série, mas o número será correspondente apenas ao tipo de documento e não à série inteira. Imaginando que precisa criar uma Nota de Crédito referente fatura 01P2022/117 e ainda não criou qualquer Nota de Crédito associada à série 2022. Então, essa será a NC (Nota de Crédito) 01P2022/1, ou seja, a 1ª Nota de Crédito da série.

Os documentos deverão constar da seguinte forma: Tipo de documento + Série + Número. Imaginemos a FT (Fatura) 01P2022/117: esta é a 117º fatura emitida da série 2022, cuja referência poderá não representar o ano em que a fatura foi processada. É importante lembrar que este número de série é único e irrepetível.

No Vendus as séries são atribuídas de forma automática por loja, não sendo possível alterar. Poderá criar multiplas séries de faturação, criando novas lojas (e respetivas caixas).

Não. Trocando de programa, é criada uma nova série.

Cada programa de faturação tem um código diferente que o identifica. Uma série de faturação só poderá estar ligada a um código em específico e nunca a mais do que um, como aconteceria se continuasse uma série noutro programa.

No Vendus, as séries de faturação são criadas de forma automática e específica.

Os NIF/NIPC (Número de Identificação Fiscal/Número de Identificação de Pessoa Colectiva) poderão ser distinguidos pelo primeiro algarismo do mesmo:

• 1, 2 ou 3 - Pessoa Singular;
• 5 - Pessoa Coletiva, ou seja, Empresa;
• 6 - Pessoa Coletiva Pública, ou seja, Empresa dirigida pelo Estado;
• 8 - Empresário em nome individual;
• 9 - Pessoa Coletiva irregular ou número provisório.

Segundo o IRN (Instituto dos Registos e Notariado), "O Cartão Provisório de Identificação de Pessoa Coletiva deixou de ser emitido, uma vez que as alterações legislativas ao regime jurídico do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 247-B/2008, de 30 de dezembro, não contemplam a sua emissão. Atualmente, existe apenas o Cartão da Empresa e o Cartão de Pessoa Coletiva, que são emitidos para entidades definitivamente registadas ou inscritas".

Poderá utilizar o site NIF.pt e pesquisar pelo NIF da pessoa individual para efeitos de validação e pelo NIF da empresa para efeitos de validação e obtenção de mais informações.

Segundo as regras impostas a 1 de janeiro de 2013, é obrigatório passar fatura, mesmo que o cliente não solicite uma. No entanto, este poderá não facultar NIF.

Nesse caso, o programa de faturação regista o cliente como Consumidor Final.

No Vendus, por defeito, caso não indique um cliente específico, os documentos serão emitidos ao Consumidor Final, sem necessidade de preencher esse campo.

Poderá comunicar esses dados de uma de quatro formas:

• Comunicação em tempo real dos documentos;
• Envio mensal automático do SAF-T para a AT;
• Envio do ficheiro SAF-T mensal pelo portal E-fatura, até ao dia 20 do mês seguinte;
• Inserção de forma manual pelo portal E-fatura de cada documento.

Poderá ir consultando o Portal das Finanças para verificar se está a comunicar corretamente as faturas.

No Vendus poderá comunicar os seus documentos em tempo real ou configurar o envio mensal automático do SAF-T. Assim não terá que se preocupar com a comunicação à Autoridade Tributária. Nós tratamos de tudo!

Nota: Só poderá proceder ao envio através de um dos métodos acima indicados.

O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes - Versão Portuguesa) é um ficheiro normalizado, ou seja, igual para todas as empresas, que facilita as inspeções tributárias pelas entidades oficiais. Assim, num só ficheiro, criado automaticamente pelo programa de faturação que utiliza, poderá submeter os dados que as Finanças necessitam obter. É um dos métodos para comunicação de valores à Autoridade Tributária.

Nota: É obrigatório o seu envio, caso seja o método escolhido, até dia 5 do mês seguinte (Ex: o ficheiro SAF-T de Outubro deverá ser enviado até dia 5 de Novembro).

Nesse caso, não necessita comunicar.

No Vendus, caso não tenha emitido nenhum documento, o seu SAF-T não será gerado.

O E-fatura é um portal online, disponibilizado pelo Portal das Finanças, onde poderá consultar e registar manualmente faturas. É um dos 4 métodos que poderá utilizar para comunicação mensal de faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira.

IVA é um imposto português aplicados a transações de produtos e prestação de serviços, cujo é cobrado a favor do Estado. Os programas de faturação como o Vendus foram criados exatamente com a intenção de ajudar os comerciantes/prestadores de serviços a registar o valor do IVA, para que a Autoridade Tributária saiba exatamente o valor que terá a receber.

Nota: É importante que guarde este valor à parte, para entregar mais tarde às Finanças.

Dispomos dos seguintes 3 tipos de IVA:

• Taxa Reduzida: Da taxa reduzida fazem parte produtos alimentares considerados essenciais (arroz, pão, carne, peixe, leite e derivados, fruta, azeite, etc); livros, jornais, revistas; produtos médicos e fármacos; energia doméstica; entre outros. Poderá consultar mais informações na Lista I anexa ao Código do IVA.
• Taxa Intermédia: São taxados à taxa intermédia parte dos produtos alimentares como conservas, vinho, margarinas, café e serviços referentes à Restauração e similares , pretróleo e gasóleo, atividades de entretenimento (dança, teatro, etc). Poderá consultar mais informações na Lista II anexa ao Código do IVA.
• Taxa Normal: Os restantes serviços e produtos.

As taxas praticadas atualmente são as seguintes:

• Taxa Normal: 23%;
• Taxa Intermédia: 13%;
• Taxa Reduzida: 6%.

Segundo o artigo 6º do CIVA (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado) só será tributado o valor do IVA a sujeitos passivos (empresas) com sede, estabelecimento ou domicílio em território nacional. Isto significa que todas as empresas que apresentem morada associada a um país fora de Portugal, estão isentas de IVA, sendo esta taxa liquidada no país onde se encontra a empresa em questão.

• Ex: Imaginando que uma empresa com sede em França lhe compra um produto. Caso a morada seja incluída, juntamente com um NIF válido (VAT number) não deverá taxar a aquisição com IVA.
• Ex: Uma outra empresa, com sede em França, dispõe de uma filial em Portugal e indica essa mesma filial, junto com um NIF ou NIF provisório português. Neste caso, a taxa de IVA aplica-se.

Se se tratar de uma pessoa individual, o IVA poderá ser cobrado, quer tenha domicílio em Portugal ou fora do território nacional (salvo exceções).

Imaginando as seguintes situações situações:

• Emitiu uma fatura sem IVA mas, afinal, o cliente colocou erradamente os dados de faturação (não tem domicílio no estrangeiro, o NIF não é correto ou não está incluído sequer, entre outros);
• Emitiu uma fatura com IVA a um cliente com domicílio fiscal estrangeiro (cliente estrangeiro que estava registado como Consumidor Final solicitou inclusão de dados, por exemplo).

No primeiro caso, poderá fazer Nota de Crédito relativa à totalidade do valor da fatura sem IVA e emitir uma nova fatura, com os dados do cliente mas com referência ao IVA. Poderá então alertar o seu cliente e solicitar que este lhe entregue o valor do IVA não cobrado anteriormente.

No segundo caso, deverá também emitir Nota de Crédito referente à totalidade do valor da fatura com IVA e processar uma nova fatura, referindo sempre os dados do cliente, a isenção de IVA e a razão da mesma. Após estes passos, poderá então proceder à devolução do valor do IVA.

Não. Isto já que está a indicar às Finanças que o valor em questão foi pago pelo cliente mas voltou a ser devolvido, não dispondo assim deste montante para entrega.
Pagará sempre o IVA correspondente ao que indica a fatura, menos valores indicados em documentos retificativos como a Nota de Crédito. Tendo a Nota de Crédito o mesmo valor que a fatura, este será então anulado.