Entre os principais erros de faturação dos trabalhadores independentes e pequenas empresas estão, por exemplo, valores incorretos, descrições incompletas ou a ausência da forma e prazo de pagamento.
Um erro numa fatura, além de poder causar prejuízos, obriga a gastar tempo e recursos para retificar o engano cometido. Mas se conhecer as falhas mais comuns é mais fácil evitá-las ou, em último caso, corrigi-las em tempo útil.
1. Numeração errada
Cada fatura tem um código único que a identifica junto dos clientes e da Autoridade Tributária (AT). Esse código é essencial para organizar e arquivar as faturas corretamente, facilitando consultas futuras, sempre que necessário.
De acordo com a lei, cada documento deve ser emitido com numeração e data sequenciais dentro de uma série específica. Gerir bem as séries de numeração é crucial para garantir a conformidade fiscal e manter uma contabilidade organizada.
Erros comuns, como saltar números ou duplicar a numeração de faturas, podem trazer consequências graves, incluindo sanções legais, complicações durante auditorias ou desorganização financeira.
Utilizar um software de faturação é a solução ideal para assegurar a sequência correta das faturas, cumprir todas as exigências legais e evitar problemas.
2. Erros nas taxas de IVA
Um dos erros mais comuns na faturação é a aplicação incorreta da taxa de IVA. Este problema afeta particularmente setores como o da restauração, onde o mesmo produto pode estar sujeito a diferentes taxas dependendo da forma como é consumido.
Outra situação que frequentemente origina erros é a emissão de faturas para clientes estrangeiros. Nestes casos, a cobrança de IVA depende tanto da localização geográfica como da tipologia do cliente, o que pode levar a enganos.
Além disso, nas operações isentas de IVA é obrigatório mencionar na fatura o motivo de isenção correspondente. A omissão desta informação pode resultar em irregularidades ou na perda de benefícios fiscais.
Para evitar situações deste género, que obrigam à retificação de faturas já emitidas ou até mesmo à substituição da declaração de IVA, a opção mais segura é investir num software de faturação que ajude a minimizar estes erros.
3. Descrições pouco claras
Enquanto consumidor, quantas vezes recebeu faturas em que não percebeu bem o que lhe estava a ser cobrado? As dúvidas que terá sentido são as mesmas que sentem os clientes que recebem documentos para pagamento com descrições vagas.
Este tipo de erro pode gerar desconfiança, mas também atrasar o processo de pagamento. Porque é provável que o cliente procure esclarecer a que se refere o valor que lhe está a ser cobrado ou, até, que exija uma descrição mais detalhada para que a fatura seja paga.
Evitar este tipo de situação (sobretudo quando o que está em causa é a prestação de um serviço) é algo que consegue fazer facilmente se:
- fornecer uma descrição específica do serviço que prestou;
- referir o período em que o trabalho foi realizado;
- identificar contratos ou encomendas a que a fatura diz respeito;
- mencionar as quantidades;
- apresentar a informação de forma estruturada.
Uma descrição precisa facilita também a organização interna (sabe exatamente o que vendeu e quanto cobrou) e evita problemas com as Finanças, porque o serviço prestado ou produto vendido tem de estar de acordo com o seu CAE.
4. Não ter data de vencimento
Este é um daqueles erros na faturação que pode custar caro. Afinal, é mais fácil para o cliente fazer o pagamento se souber qual é a data limite ou previamente acordada.
Num contexto em que, por vezes, as empresas dão prioridade a algumas despesas, receber uma fatura sem data de vencimento faz com que esta acabe por ficar "na gaveta". Uma omissão que gera atrasos nos pagamentos, cria tensão na relação com os clientes e que tem consequências para a tesouraria da sua empresa.
Para evitar esta situação é essencial definir, à partida, os prazos e termos para pagamento, incluindo eventuais descontos. Estas condições têm de ser referidas na fatura, reforçando assim o que foi previamente acordado.
Indicar as datas de vencimento permite também:
- melhorar o fluxo de caixa (sabe exatamente quando e quanto vai receber);
- facilitar o acompanhamento das faturas;
- acionar mecanismos de cobrança de pagamentos em atraso;
- transmitir uma imagem de organização e profissionalismo.
5. Não indicar os métodos de pagamento
Tal como os prazos, é importante que as faturas indiquem, de forma clara, o meio de pagamento, mesmo que este já tenha sido acordado com o cliente.
Esta informação é essencial para aumentar a transparência na relação com os clientes e para definir regras nas transações. Por outro lado, a indicação do meio de pagamento facilita a gestão da tesouraria, torna mais ágil a cobrança de valores em dívida e evita atrasos.
Para garantir a clareza na comunicação, opte por:
- em vez de colocar simplesmente "transferência bancária", especificar transferência bancária para o IBAN xxxxx;
- incluir todos os dados necessários;
- colocar essa informação num local visível;
- ser coerente e usar sempre a mesma terminologia para cada método;
- referir as condições de pagamento;
- oferecer mais do que um método de pagamento, sobretudo quando se vende online, se trabalha para o consumidor final (B2C) ou com clientes estrangeiros.
6. Não enviar as faturas para os clientes
As faturas foram emitidas, todos os dados do cliente estão corretos, não há erros nem falhas... mas a fatura não foi enviada.
Por esquecimento, excesso de trabalho, falta de tempo ou por dificuldades no envio pelos correios... Os motivos são vários, mas o lapso não é assim tão raro, sobretudo nos pequenos negócios.
Este é um dos erros a serem evitados a todo o custo, porque as consequências são sérias: se o cliente não recebe o documento, certamente não vai pagar.
A automatização do envio das faturas por e-mail pode ajudar a prevenir este tipo de contratempo. Além disso, a possibilidade de programar o envio de lembretes em caso de atraso ou de criar alertas para pagamentos em falta, acrescenta uma camada extra de segurança ao processo.
Com um sistema de faturação online e automático não só evita erros comuns no envio manual (por exemplo, endereçar a fatura à pessoa ou morada errada), como facilita o arquivo e consulta de toda a documentação que está sempre disponível na nuvem.
7. Não enviar as faturas a tempo
É uma falha que pode ter os mesmos motivos do ponto anterior, com consequências igualmente sérias. Neste caso, o envio foi feito, mas num prazo que inviabiliza o pagamento atempado.
Enviar a fatura a poucos dias do final do prazo de pagamento ou quando esse prazo já foi vencido é altamente prejudicial, sobretudo quando estão em causa pequenos negócios.
Não só o pagamento vai ser feito depois da data limite, prejudicando o fluxo de caixa, como é transmitida uma imagem de desorganização ou de falta de interesse com a gestão financeira.
Para evitar este problema, o ideal é enviar o documento logo após a emissão ou num dia específico da semana. O recurso a um software de faturação simplifica esta tarefa e permite que, caso exista um erro (por exemplo, no valor da fatura), haja tempo para fazer a devida correção.
8. Falta de acompanhamento
A faturação não se esgota na emissão e envio do documento. O acompanhamento é tão importante como todo o processo que o antecede e quando este não existe pode comprometer o recebimento e até a reputação do negócio.
Tenha em conta que os clientes podem perder as faturas, esquecer as as datas de vencimento ou, até, não as ter recebido. Por isso, é essencial fazer o follow-up dos documentos enviados, contactando o cliente de uma forma cordial para confirmar se recebeu a fatura e verificar se todos os dados estavam corretos. Se existir algum atraso, é a oportunidade ideal para relembrar a data de pagamento.
O seguimento também é importante para, caso seja necessário, retificar uma fatura em tempo útil, ou seja, antes de esgotado o prazo de pagamento.
9. Não enviar o ficheiro SAF-T às Finanças
O envio do ficheiro SAF-T para a Autoridade Tributária (AT) é uma imposição legal. Por isso, o incumprimento desta obrigação fiscal é um erro com implicações bastante sérias.
Este ficheiro simplificado serve para comunicar a faturação mensal à AT. Contém as informações da empresa, produtos e serviços, bem como um registo detalhado de todos os documentos fiscais emitidos, incluindo:
- faturas;
- recibos;
- notas de crédito, de débito, de encomenda e de devolução;
- guias de remessa e transporte;
- outros documentos emitidos no período em questão, mesmo os que foram cancelados.
Embora seja possível enviar o ficheiro SAF-T fora do prazo, este atraso implica uma penalização pesada (multa entre 450 e 22.500 euros). A melhor forma de evitar problemas com as Finanças é escolher um software de faturação certificado pela AT, que faz o envio automático dos ficheiros obrigatórios dentro do prazo definido por lei.
10. Faturas pouco profissionais
Uma fatura não é apenas um documento enviado ao cliente, é também uma extensão da sua imagem. Faturas manuais, com um aspeto pouco profissional ou sem personalização, podem prejudicar a reputação do seu negócio.
Além disso, podem ter um impacto negativo na credibilidade, especialmente junto de financiadores, ou gerar atrasos nos pagamentos, se os documentos forem confusos ou difíceis de ler.
Para garantir que todas as suas faturas são profissionais, claras e personalizadas, a melhor solução é optar por um software de faturação como o Cegid Vendus, que permite:
- adicionar o logotipo da empresa;
- utilizar modelos específicos para diferentes tipos de documentos (faturas, faturas simplificadas, etc.);
- incluir dados bancários, contactos e outras informações relevantes em cada fatura;
- escolher entre diversos modelos de impressão;
- configurar a exibição de preços com ou sem IVA.
Com o Cegid Vendus, emitir faturas com um ar cuidado passa a ser uma tarefa simples, intuitiva e feita em apenas alguns segundos. Assim ganha tempo para o que realmente importa: fazer o seu negócio crescer.
Quais as consequências dos erros nas faturas?
Emitir faturas com erros pode trazer várias consequências, algumas mais graves do que outras:
- atrasos no recebimento de pagamentos;
- dificuldades na organização e controlo financeiro;
- perda de tempo a corrigir uma fatura (ou várias);
- imapacto negativo na imagem da empresa;
- risco de insatisfação dos clientes ou até possíveis conflitos;
- sanções por parte da Autoridade Tributária (AT).
O que fazer quando se engana numa fatura?
Se cometer um erro numa fatura há sempre forma de o corrigir. A maneira de o fazer é que difere consoante já tenha enviado a fatura ao seu cliente ou não.
Se ainda não remetou o documento, pode simplesmente anulá-lo e emitir um novo. Certifique-se que mantém a numeração correta.
No caso de já ter enviado a fatura ao cliente:
- emita um documento retificativo (nota de crédito);
- cancele a fatura incorreta;
- emita uma nova com as informações corretas;
- mantenha sempre a referência à fatura original.
