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O que são Documentos de Transporte e quando emitir?

O que são Documentos de Transporte e quando emitir?

Os documentos de Transporte acompanham os bens de circulação sempre que estes são enviados ou transportados (mercadorias que estejam fora dos locais de produção ou exposição, em veículos no momento de descarga ou transbordo e bens para venda expostos em feiras).

Quais os tipos de Documentos de Transporte?

Guias de Remessa

Deverá ser emitida sempre que ocorra o envio ou transporte de mercadorias ou prestação de serviços (documento logístico).

Guias de Transporte

A transferência de mercadorias entre lojas ou armazém deve sempre fazer-se acompanhar deste documento.

Documentos de Transporte Global

O documento de transporte global é um documento cujos destinatários dos bens não são conhecidos no momento da saída dos mesmos e corresponde a uma listagem de todos os bens transportados. O documento de transporte global origina a emissão de documentos acessórios como faturas, documentos de entregas efetivas ou folhas de obras.

Nota: Faturas (exceto simplificadas), notas de devolução e documentos equivalentes (por exemplo, guias de movimentação de ativos próprios ou guias de consignação) também podem ser usadas como documentos de transporte. No entanto, destes deverão constar os dados de transporte.

Como emitir Documentos de Transporte?

Os documentos de transporte devem ser impressos em papel e emitidos em triplicado: original para destinatário, duplicado para efeitos de fiscalização e triplicado para arquivo.
É possível emitir documentos de transporte utilizando uma das seguintes formas:

  • Via eletrónica;
  • Software certificado pela AT, como o Vendus;
  • Através de software criado internamente pela empresa;
  • Em papel através de tipografias autorizadas;
  • Diretamente no Portal das Finanças.

Tem de comunicar os documentos de transporte à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes das mercadorias serem distribuídas. Também deverá circular com o código que foi atribuído a cada documento, para que o possa apresentar em caso de fiscalização.

Nota: Exclui-se desta obrigação o transporte dos bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultante da sua própria produção.

Quais os elementos obrigatórios nos Documentos de Transporte?

Os documentos de transporte devem ter obrigatoriamente os seguintes elementos:

  • Nome, firma ou denominação social do remetente dos bens;
  • Domicílio ou sede do remetente dos bens;
  • Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
  • Nome, firma ou denominação social de quem adquire os bens;
  • Denominação social de quem adquire os bens;
  • Morada de quem adquire os bens;
  • Número de identificação fiscal do destinatário (quando é sujeito passivo de IVA);
  • Designação comercial dos bens (com indicação das quantidades);
  • Locais de carga e descarga;
  • Data e hora do início do transporte.

Os documentos de transporte emitidos em papel ainda devem conter elementos identificativos da tipografia (designação social, sede e número de identificação fiscal) e numeração.

Como comunicar as Guias de Transporte à AT?

Caso emita os documentos de transporte através de meios informáticos (por via eletrónica, programa de faturação certificada ou da empresa) deverá comunicá-los em tempo real à Autoridade Tributária.

Se utilizar o Portal das Finanças os documentos de transporte são automaticamente comunicados.

Os documentos de transporte emitidos manualmente em papel tipográfico são comunicados através do serviço telefónico (hora, data, últimos 4 dígitos do número do documento de transporte e NIF do adquirente) e inserção no Portal das Finanças dos restantes elementos até ao 5º dia útil.

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