Modelo 10: quem deve entregar e como preparar a declaração

A preparação do Modelo 10 começa antes do preenchimento da declaração. Identificar os rendimentos abrangidos, confirmar os pagamentos e reconciliar as retenções com a contabilidade são etapas essenciais para evitar omissões ou valores declarados incorretamente.

No fecho do ano, esta revisão merece especial atenção: uma fatura contabilizada não corresponde necessariamente a um rendimento pago, e a ausência de retenção na fonte não significa, por si só, que o rendimento esteja excluído da declaração.

Neste artigo, explicamos o enquadramento do Modelo 10 e propomos um método de trabalho para passar dos documentos e registos contabilísticos à conferência e submissão.

O que é o Modelo 10?

O Modelo 10 — Rendimentos e Retenções — Residentes comunica à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) rendimentos abrangidos pela declaração e respetivas retenções que não sejam, nem devam ser, declarados na Declaração Mensal de Remunerações (DMR).

Inclui rendimentos sujeitos a IRS, determinados rendimentos isentos ou não sujeitos e rendimentos sujeitos a retenção na fonte de IRC, nos termos aplicáveis. A entrega é obrigatoriamente eletrónica.

Quem deve entregar o Modelo 10?

A obrigação pertence à pessoa ou entidade devedora dos rendimentos, quando abrangida pelas regras de comunicação.

Numa empresa, a análise deve começar pelos pagamentos efetuados e pela identificação dos respetivos beneficiários. É necessário conhecer o enquadramento fiscal de cada titular, a natureza do rendimento e a eventual obrigação ou dispensa de retenção.

O artigo 119.º do Código do IRS exige um registo atualizado dos credores dos rendimentos, incluindo identificação fiscal, datas e valores, mesmo quando não tenha havido retenção. Em IRC, o artigo 128.º determina a aplicação destas obrigações com as necessárias adaptações.

Há obrigação de declarar quando não existe retenção?

Pode haver. Nos rendimentos empresariais e profissionais, a AT esclarece que a comunicação abrange rendimentos sujeitos a retenção que tenham beneficiado das dispensas previstas nas alíneas a) a c) do n.º 1 do artigo 101.º-B do Código do IRS.

Por exemplo, ao pagar honorários a um profissional independente que utiliza uma dessas dispensas, a empresa não deve excluir automaticamente o pagamento do Modelo 10. Deve confirmar o enquadramento e, sendo o rendimento abrangido, comunicá-lo mesmo sem imposto retido.

Esta lógica não deve ser transposta automaticamente para IRC, cujo regime tem dispensas próprias. O enquadramento deve ser validado separadamente para cada titular e rendimento.

Qual é o prazo de entrega do Modelo 10?

O prazo legal de entrega do Modelo 10 é até ao final de fevereiro do ano seguinte àquele a que os rendimentos respeitam.

A referência a 10 de fevereiro, ainda presente em algumas instruções antigas, foi ultrapassada pela alteração introduzida pelo Decreto-Lei n.º 49/2025. A AT confirmou esta atualização no Ofício-circulado n.º 20286/2026. Para a entrega realizada em 2026, relativa a 2025, o termo do prazo foi 2 de março.

Na preparação da declaração relativa a 2026, a entregar em 2027, confirme a data operacional no calendário fiscal da AT e eventuais alterações entretanto publicadas.

Que rendimentos devem ser analisados?

A triagem deve considerar, nomeadamente:

• Categoria B: rendimentos empresariais e profissionais;
• Categoria F: rendimentos prediais;
• Categoria G: determinados incrementos patrimoniais abrangidos;
• Categoria H: pensões;
• Categoria A: situações específicas não abrangidas pela entrega da DMR;
• IRC: rendimentos sujeitos a retenção na fonte e dela não dispensados.

A categoria E indicada nas instruções respeita a 2014 e anos anteriores. Não deve ser apresentada como uma regra geral para os rendimentos atuais.

Esta identificação é apenas o ponto de partida. A categoria fiscal, por si só, não permite concluir que todos os movimentos associados devem entrar no Modelo 10.

Como preparar o Modelo 10 no fecho do ano

Um procedimento de conferência eficaz deve permitir seguir cada valor desde o documento original até ao total proposto para a declaração.

1. Reunir documentos e comprovativos de pagamento

Comece por reunir os documentos relevantes emitidos no Portal das Finanças e os recebidos através de outros sistemas de faturação.

Organize a revisão por titular do rendimento e cruze:

• Faturas, recibos e faturas-recibo;
• Documentos de rendas, quando aplicável;
• Notas de crédito e documentos anulados;
• Comprovativos bancários;
• Extratos de fornecedores e de outros credores;
• Registos de retenções na fonte.

Evite usar uma única listagem como fonte exclusiva. A consulta dos documentos emitidos através da AT deve complementar os registos internos e os documentos recebidos por outras vias.

Para facilitar o controlo, mantenha uma relação de divergências com o documento, o NIF, o valor em causa, o motivo e a correção necessária.

2. Distinguir valores faturados de valores pagos

Nos rendimentos da categoria B, a AT identifica como relevantes os valores pagos ou colocados à disposição do titular no ano da declaração. A análise não deve limitar-se às faturas registadas nesse exercício.

Exemplo: uma empresa recebe uma fatura de um profissional independente em dezembro de 2026, mas só paga em janeiro de 2027. Admitindo que o rendimento não ficou à disposição do prestador em 2026, essa fatura não integra os rendimentos pagos de 2026.

A situação inversa também merece revisão: um pagamento realizado em 2026 pode respeitar a um documento de um exercício anterior.

Por isso, recomendamos que a conferência inclua os saldos de abertura, os movimentos do ano e os documentos ainda por liquidar. Nos pagamentos parciais, identifique a parcela efetivamente paga e a retenção correspondente, quando exista.

3. Rever a ficha de cada terceiro

A parametrização dos terceiros influencia a qualidade das listagens e dos mapas produzidos pelo software.

Como controlo interno, confirme os seguintes elementos:

Se o programa tiver um separador de “Valores por omissão”, reveja as configurações aí existentes. Ainda assim, não presuma que a parametrização atual corrige os movimentos antigos: confirme como o software trata alterações e se é necessário rever documentos já registados.

4. Usar as contas de gastos para identificar operações a rever

A análise das contas contabilísticas ajuda a localizar potenciais rendimentos abrangidos. No Código de Contas do SNC, podem ser relevantes para esta triagem:

Estas designações constam do Código de Contas aprovado pela Portaria n.º 218/2015.

A conta contabilística serve para selecionar movimentos a analisar, mas não determina, isoladamente, a inclusão na declaração.

Uma mesma conta pode reunir operações com diferentes tipos de fornecedores e enquadramentos fiscais. Além disso, a seleção deve ser adaptada à atividade da empresa e ao seu plano de contas, incluindo outras contas sempre que necessário.

5. Reconciliar as retenções na fonte

No SNC, a conta 242 — Retenção de impostos sobre rendimentos permite acompanhar estas retenções, através das subcontas adequadas. A referência genérica à conta 24 deve, por isso, ser concretizada na parametrização do programa.

Como procedimento de revisão, confronte:

1. As retenções identificadas nos documentos e pagamentos;
2. Os movimentos registados nas subcontas da 242;
3. As declarações de retenções e os pagamentos ao Estado;
4. Os valores apurados no mapa de conferência.

Não compare apenas o saldo da conta no final do ano com o total anual das retenções. O saldo reflete também as entregas ao Estado, os montantes ainda pendentes e eventuais regularizações.

As diferenças devem ser explicadas movimento a movimento. Uma retenção de dezembro entregue no ano seguinte, por exemplo, exige uma leitura temporal diferente de uma retenção omitida ou duplicada.

Como conferir o Modelo 10 no software

Depois de rever os dados de origem, produza o mapa de conferência ou a listagem equivalente disponibilizada pelo programa.

O que deve permitir verificar o mapa?

Idealmente, a listagem deve permitir analisar, por titular:

• NIF e identificação;
• Tipo de rendimento;
• Documentos e pagamentos de suporte;
• Valor do rendimento considerado;
• Retenção associada;
• Ano de referência;
• Total proposto para comunicação.

Se o mapa apresentar apenas totais, complemente-o com extratos detalhados. O objetivo é conseguir explicar a composição de cada montante sem reconstruir toda a análise.

Recomendamos três verificações distintas:

Completude: todos os pagamentos potencialmente abrangidos foram analisados?

Exatidão: os valores correspondem aos documentos, pagamentos e retenções efetivamente apurados?

Classificação: os rendimentos estão associados ao titular e ao enquadramento corretos?

Sempre que detetar uma divergência, corrija preferencialmente a informação de origem e volte a gerar o mapa. Alterar apenas o valor final pode deixar a contabilidade e a declaração com informação diferente.

Validar o ficheiro antes da submissão

Antes de exportar, confirme que o programa está atualizado para o formato aceite pela AT no momento da entrega.

Este ponto é particularmente relevante na preparação da próxima campanha: a AT disponibiliza um formato de ficheiro do Modelo 10 para utilização a partir de 1 de janeiro de 2027, indicando a descontinuação do formato anterior nessa data.

A ausência de erros técnicos no ficheiro não substitui a conferência fiscal. Um ficheiro pode cumprir o formato exigido e continuar a conter uma omissão ou uma classificação incorreta.

Como entregar o Modelo 10 no Portal das Finanças

No Portal das Finanças, pesquise “Modelo 10”. Estão disponíveis as opções de preenchimento, envio de ficheiro e consulta da declaração.

O procedimento de trabalho deve incluir:

1. Confirmar a entidade e o ano a que respeita a declaração;
2. Preencher os dados ou carregar o ficheiro preparado;
3. Executar as validações disponíveis e resolver os erros;
4. Submeter a declaração;
5. Consultar o resultado do processamento;
6. Arquivar o comprovativo e a versão final do mapa de conferência.

Guarde também os elementos que justificam as correções efetuadas. Este arquivo facilita a resposta a divergências futuras e a revisão do exercício seguinte.

Que erros devem ser evitados?

Na revisão final, procure sobretudo:

• Documentos incluídos apenas por terem sido contabilizados, sem análise do pagamento;
• Rendimentos excluídos automaticamente por não terem retenção;
• Documentos anulados ou duplicados;
• NIF incorretos ou fichas duplicadas do mesmo terceiro;
• Pagamentos de documentos de anos anteriores esquecidos;
• Retenções associadas ao titular errado;
• Divergências entre o mapa e os movimentos contabilísticos;
• Ficheiros exportados num formato desatualizado.

Estes controlos devem ser feitos antes da submissão, enquanto ainda é simples localizar a origem das diferenças.

O que fazer se os rendimentos mudarem depois da entrega?

O artigo 119.º do Código do IRS prevê a apresentação da declaração nos 30 dias seguintes à ocorrência de um facto que altere os rendimentos já declarados ou determine a obrigação de os declarar.

Este prazo refere-se a factos supervenientes. Não deve ser interpretado como um prazo geral adicional para corrigir qualquer erro da declaração inicial.

Ao identificar uma inexatidão, determine a sua origem e o procedimento de correção aplicável com o contabilista certificado.

Preparar o Modelo 10 ao longo do ano

O melhor momento para validar o NIF, o enquadramento e a retenção de um prestador é quando a operação acontece.

Uma revisão periódica das fichas de terceiros, dos pagamentos e das contas de retenções permite chegar ao fecho do ano com as diferenças identificadas. Assim, a preparação do Modelo 10 torna-se uma confirmação de informação já organizada, em vez de uma reconstrução dos movimentos dos últimos doze meses.