Comunicação de inventários 2027: prazos, regras e obrigações para empresas

Se há uma obrigação fiscal de que a maioria das empresas não pode deixar de cumprir no início do ano é a comunicação de inventários.

No entanto, nem todas estão sujeitas às mesmas regras: algumas têm de comunicar inventários valorizados, outras apenas as quantidades em stock e outras estão dispensadas desta obrigação.

Quem está dispensado de comunicar inventários?

Estão dispensadas da comunicação de inventários as empresas que se encontrem numa das seguintes situações:

• Não tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal;
• Não disponham de contabilidade organizada;
• Estejam enquadradas no regime simplificado de tributação em IRS ou IRC.

O inventário a comunicar tem de ser valorizado?

Para as empresas abrangidas pela obrigação de comunicação, a informação a apresentar depende do seu enquadramento:

Atenção: estar dispensado de inventário permanente não significa estar dispensado de comunicar inventários. São obrigações diferentes.

Empresas sem stock têm de comunicar inventários?

Sim, quando estão abrangidas pela obrigação fiscal. É o caso, por exemplo, de uma empresa de prestação de serviços com contabilidade organizada, fora do regime simplificado, que não possua mercadorias ou matérias-primas no final do ano.

Nessa situação, deve aceder ao Portal das Finanças e selecionar a opção “Não possuo existências”. Esta comunicação substitui o envio de um ficheiro de inventário com quantidades a zero.

O que é a comunicação de inventários?

O inventário corresponde ao registo das existências de uma empresa numa determinada data, incluindo mercadorias destinadas à comercialização, matérias-primas, produtos acabados e outros bens classificados contabilisticamente como inventários.

De acordo com a definição previsto no parágrafo 6 da norma contabilística e de relato financeiro (NCRF) n.º 18 – Inventários (ou no apêndice I do aviso n.º 15 654/2009, de 07/09, para as entidades que estejam a adotar a NCRF para as pequenas entidades ou a norma contabilística para microentidades), inventários são os ativos detidos para venda no decurso ordinário da atividade empresarial, no processo de produção para tal venda ou na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.

Face a esta definição, os inventários a contabilizar e a comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira devem ser:

• Os itens de ativo adquiridos para revenda no decurso ordinário da atividade (mercadorias);
• Os itens de ativo produzidos para serem vendidos (produtos acabados);
• Os itens de ativo produzidos para serem integrados de novo no processo produtivo (produtos intermédios);
• Os itens de ativo com produção em curso para serem vendidos ou a integrar em processo produtivo (produtos e trabalhos em curso);
• Os itens de ativo resultantes da produção, secundários aos produtos principais (subprodutos);
• Os itens de ativo resultantes da produção, sem valor comercial ou com valor reduzido (resíduos, refugos);
• Os itens de ativo adquiridos para serem integrados no processo produtivo ou para a realização de prestação de serviços (matérias-primas, subsidiárias ou de consumo).

Este registo permite identificar e quantificar os bens existentes no final do período de tributação, constituindo um elemento essencial para o controlo de existências, a gestão de stock e o apuramento dos resultados contabilísticos.

Importa, contudo, distinguir três conceitos:

Inventário físico

Processo de contagem e verificação das quantidades efetivamente existentes numa determinada data, permitindo identificar eventuais divergências face aos registos contabilísticos ou de stock. (Havendo diferenças as mesmas devem ser reconhecidas na contabilidade, por exemplo quebras)

Gestão de stock

Conjunto de procedimentos de controlo e acompanhamento das entradas, saídas e quantidades disponíveis, assegurando uma gestão eficiente das existências ao longo da atividade.

Comunicação de inventários

Obrigação fiscal que consiste na transmissão à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) da informação relativa às existências da empresa no final do período de tributação, nos termos legalmente estabelecidos.

A comunicação de inventários é efetuada por via eletrónica, através do Portal das Finanças, mediante a submissão de um ficheiro que deve respeitar a estrutura e os requisitos técnicos definidos pela legislação em vigor.

Esta comunicação substitui o envio de um ficheiro de inventário com quantidades a zero.

Qual é o prazo de comunicação de inventários em 2027?

Para empresas cujo exercício económico coincide com o ano civil, o inventário deve refletir as existências a 31 de dezembro de 2026.

O prazo legal de comunicação é até 31 de janeiro de 2027.

Contudo, como esta data coincide com um domingo, a aplicação das regras gerais de contagem de prazos aponta para a transferência do termo para segunda-feira, 1 de fevereiro de 2027. Esta data deve ser confirmada com as orientações da AT antes da entrega.

Para evitar atrasos ou dificuldades técnicas, é aconselhável preparar e submeter a comunicação com antecedência.

E se o exercício fiscal não coincidir com o ano civil?

Nestes casos, a comunicação deve ser efetuada até ao final do mês seguinte ao encerramento do exercício.

Por exemplo, uma empresa cujo período de tributação termine a 31 de março de 2027 deverá comunicar o inventário até 30 de abril de 2027, sem prejuízo de eventuais alterações legais.

Inventários valorizados em 2027: o que muda?

Uma das principais novidades da comunicação de inventários em 2027 é a obrigação de valorização para determinados sujeitos passivos.

A Lei n.º 73-A/2025, que aprovou o Orçamento do Estado para 2026, estabeleceu uma dispensa de valorização aplicável:

• A todos os sujeitos passivos, relativamente aos períodos de tributação iniciados em 2025;

Assim, na comunicação a realizar em janeiro de 2027, relativa ao final de 2026, os sujeitos passivos obrigados a inventário permanente passam a ter de comunicar o valor das suas existências.

Que bens devem constar do inventário?

A comunicação deve refletir os bens classificados contabilisticamente como inventários à data de referência.

Entre os principais exemplos estão:

• Mercadorias: produtos adquiridos para revenda, como roupa, calçado ou artigos de decoração.
• Matérias-primas: ingredientes e materiais utilizados na produção, como farinha, café ou outros produtos alimentares.
• Produtos acabados: artigos produzidos pela empresa que se encontram prontos para venda.
• Produtos em curso de produção: bens cujo processo de fabrico ainda não está concluído.
• Outros materiais e consumíveis: quando classificados contabilisticamente como inventários.

E os produtos danificados ou obsoletos?

Os artigos danificados, deteriorados ou obsoletos exigem especial atenção.

Se continuarem a integrar as existências da empresa na data de referência, devem ser considerados e sujeitos ao tratamento contabilístico adequado, incluindo eventuais ajustamentos de valor.

Quando os bens tenham sido destruídos, consumidos ou retirados definitivamente do stock, é importante que a saída esteja devidamente registada e documentada.

Estes movimentos devem ser analisados antes de preparar a declaração de inventário.

Como preparar e comunicar o inventário à Autoridade Tributária?

A comunicação é realizada através do Portal das Finanças. Para evitar erros, é recomendável seguir os seguintes passos.

1. Verificar os registos de stock

Comece por consultar as quantidades registadas no sistema de gestão e confirme as entradas e saídas de mercadorias.

Verifique também se existem documentos por registar, devoluções pendentes ou movimentos que ainda não foram refletidos no stock.

2. Realizar a contagem física

Confirme as quantidades efetivamente existentes na empresa, incluindo armazéns e outros estabelecimentos.

Esta contagem permite identificar diferenças entre o stock real e o stock registado.

3. Efetuar os acertos de stock necessários

Se encontrar divergências, identifique a respetiva origem e proceda aos acertos devidamente justificados e documentados.

Por exemplo, um produto pode ter sido danificado, perdido ou vendido sem que o movimento tenha sido corretamente refletido.

4. Preparar o ficheiro de inventário

O ficheiro deve cumprir a estrutura definida pela AT, nomeadamente pela Portaria n.º 2/2015 e, no caso dos inventários valorizados, pela Portaria n.º 126/2019.

A informação inclui elementos como:

• Categoria e código do produto;
• Descrição do produto;
• Quantidade existente no final do exercício;
• Unidade de medida;
• Valor total das existências, quando aplicável.

A comunicação pode ser preparada nos formatos CSV ou XML, respeitando as especificações técnicas da AT.

5. Submeter o inventário no Portal das Finanças

Aceda ao Portal das Finanças e siga o percurso:

e-Fatura → Inventários → Enviar Ficheiro

Selecione a versão adequada:

• 1_02 — Não Valorizado
• 2_01 — Valorizado

Indique o período de tributação e a respetiva data de fim, adicione o ficheiro e submeta a comunicação.

Caso existam vários ficheiros, por exemplo, um por estabelecimento, a AT indica que devem ser submetidos em conjunto.

6. Confirmar a validação

Depois da submissão, consulte o estado da comunicação em:

e-Fatura → Inventários → Consultar Ficheiros

O estado «Integrado com sucesso» confirma a validação e integração do ficheiro pela AT.

Guarde os comprovativos e confirme que não existem erros de processamento.

Exemplo prático: inventário valorizado de uma pequena loja

Imagine uma loja de artigos de papelaria que, em 31 de dezembro de 2026, possui os seguintes produtos:

Neste exemplo simplificado, o inventário não valorizado identifica os produtos e as respetivas quantidades.

O inventário valorizado acrescenta o valor total de cada referência, permitindo identificar um valor global de existências de 475 €.

Na comunicação efetiva, o ficheiro deve respeitar a estrutura oficial, sendo a valorização determinada de acordo com os critérios contabilísticos aplicáveis.

O que acontece se não comunicar o inventário dentro do prazo?

O incumprimento da obrigação de comunicação pode originar consequências fiscais.

Nos termos do artigo 117.º, n.º 9, do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT), a falta ou atraso na comunicação constitui uma contraordenação grave, com coima prevista entre 200 € e 10.000 €, sendo os limites, em regra, elevados ao dobro quando aplicados a pessoas coletivas.

O montante efetivo depende das circunstâncias da infração e das regras legais aplicáveis, podendo existir mecanismos de redução ou dispensa de coima.

A falta de comunicação ou as divergências detetadas podem ainda justificar pedidos de esclarecimento por parte da AT.

Como corrigir erros na declaração de inventário?

Se identificar um erro depois da submissão, deve proceder à sua correção.

De acordo com a AT, quando o erro respeita ao conteúdo do ficheiro, pode ser efetuada uma nova comunicação para o mesmo período. A última submissão substitui a anterior.

Se não tiver comunicado o inventário dentro do prazo, deve regularizar a situação logo que detete a falta.

Uma gestão de stock organizada facilita as obrigações fiscais

A comunicação de inventários não deve ser encarada apenas como uma obrigação de início de ano.

Manter o stock atualizado ao longo do exercício ajuda a reduzir diferenças nas contagens, identificar perdas e tomar decisões mais informadas sobre compras e vendas.

Um software de faturação e POS com gestão de stock, como o Vendus by Shine, pode ajudar a acompanhar os movimentos de produtos, realizar acertos de stock e manter os registos organizados.

Desta forma, a preparação do inventário torna-se mais simples e a empresa consegue concentrar-se no que realmente importa: gerir o negócio.