O que é a Assinatura Digital Qualificada e como obter?

Blog / Obrigações Fiscais / O que é a Assinatura Digital Qualificada e como obter?
O que é a Assinatura Digital Qualificada e como obter?

A assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória em todas as faturas eletrónicas a partir de janeiro de 2022. Saiba o que é a assinatura digital, quais as empresas que certificam este requisito da faturação eletrónica e como preparar a sua empresa!

O que é a Assinatura Digital Qualificada?

A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019. Basicamente é uma funcionalidade que assegura a autenticidade da assinatura, garantindo que foi realizada com a intenção de assinar o documento eletrónico.

O procedimento é relativamente simples, através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a legalidade da mesma e a integridade dos dos dados fornecidos na fatura ou outro documento emitido.

Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Ambos funcionam como assinatura certificada: a assinatura digital autentica informação referente a uma pessoa, enquanto o selo eletrónico legitima informação relativa à empresa.

Assinatura Digital

A quem se destina a Assinatura Digital

As empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:

  • Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, como alternativa à faturação em papel;
  • Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI - Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI);
  • Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2.

Empresas que Certificam

Existem algumas entidades certificadas pelo Gabinete de Segurança para a emissão de certificados digitais qualificados, às quais pode recorrer. AMA (Agência para a Modernização Administrativa), Digitalsign e Multicert são alguns exemplos.

Na prática, como empresa que emite faturas, vai poder continuar a usufruir dos programas de faturação certificados como o Vendus. No entanto, é necessário subscrever e ativar uma assinatura junto da AMA. Estes são os passos para assinar faturas eletrónicas de forma legal:

  1. Confirme se software de faturação que utiliza suporta a assinatura eletrónica de faturas através do SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas);
  2. Adira ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP). Conheça detalhadamente o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP).
  3. Associe o certificado de assinatura de faturas eletrónicas ao software de faturação que utiliza;
  4. Emita e assine faturas eletrónicas no software de faturação.

O que é uma Fatura Eletrónica?

A fatura eletrónica é um documento fiscal, emitido por um software certificado como o Vendus, transmitido em formato digital e enviado diretamente para o cliente. De acordo com o Despacho nº 260/2021-XXII, as faturas em PDF são consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2021.

Legalmente, uma fatura eletrónica deve assegurar a legibilidade, integridade dos dados e autenticidade de origem, através da existência de assinatura digital qualificada, selo eletrónico qualificado e da utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados que siga o acordo do EDI. Saiba quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas e as principais vantagens deste tipo de documento.

Software de Faturação e POS desde 4€/mês sem limites.
30 Dias Gratuitos sem compromisso!

Sobre o Vendus

O Vendus é um programa de facturação certificado online que permite gerir uma loja em qualquer lugar pois funciona 100% na cloud. Como é um software POS online, permite faturar em segundos num restaurante, bar, cabeleireiro ou qualquer outro tipo de comércio.