POS vs Caixa Registadora: Quais as Diferenças?

Essencialmente têm as mesmas funções, mas, na prática são equipamentos bem diferentes. Conheça as principais diferenças entre um sistema POS vs caixa registadora e escolha a melhor opção para o seu negócio.

O que é uma Caixa Registadora?

A caixa registadora é um equipamento mecânico que calcula e regista as vendas. Normalmente, utiliza uma gaveta de dinheiro para armazenar os valores entregues pelo cliente, que apenas é aberta após uma venda, para evitar desvios. Saiba onde adquirir uma caixa registadora para o seu negócio.

O que é um POS?

Point of Sale (POS) é o local onde o cliente paga as suas compras, mas não só. O POS é a evolução natural da caixa registadora, pois, para além de faturar, também permite gerir de forma mais eficiente o seu negócio. Saiba como funciona um POS e as principais vantagens deste equipamento.

POS vs Caixa registadora: Quais são as principais diferenças?

Embora ambos permitam registar vendas e receber pagamentos, um sistema POS e uma caixa registadora tradicional têm diferenças importantes na forma como apoiam a gestão diária de um negócio.

1. Funcionalidades disponíveis

Uma caixa registadora está sobretudo focada no registo das vendas, emissão de talões e gestão do dinheiro em caixa. Um sistema POS vai mais longe, permitindo centralizar tarefas como faturação, gestão de stock, clientes, produtos, colaboradores e análise de vendas.

2. Acesso a dados e relatórios

Numa caixa registadora tradicional, a informação disponível é normalmente limitada às operações realizadas no equipamento. Com um POS, é possível consultar relatórios de vendas, produtos mais vendidos, movimentos de caixa, stock e outros indicadores importantes para acompanhar o desempenho do negócio.

3. Gestão de stock

Enquanto uma caixa registadora apenas regista a venda, um sistema POS pode atualizar automaticamente o stock sempre que um produto é vendido. Desta forma, torna-se mais fácil saber o que existe em armazém, identificar produtos com pouco stock e evitar ruturas.

4. Flexibilidade e acesso

Uma caixa registadora funciona, regra geral, de forma isolada no estabelecimento. Já um POS baseado na cloud permite aceder à informação do negócio através de diferentes dispositivos e consultar vendas, faturação ou stock mesmo quando não está fisicamente na loja.

Por isso, enquanto uma caixa registadora pode ser suficiente para operações muito simples, um sistema POS é uma solução mais completa para negócios que pretendem ter maior controlo sobre vendas, faturação e gestão diária.

Vantagens do POS vs Caixa Registadora

Quando falamos em POS vs Caixa registadora, sabemos que têm um objetivo em comum: registar as vendas. Mas as semelhanças entre estes equipamentos terminam neste ponto.

A caixa registadora apenas possibilita a execução de tarefas básicas diárias, como faturar, emitir recibos e guardar o dinheiro recebido pela transação numa gaveta, facilitando o processo de pagamento. As limitações das caixas registadoras fazem com que sejam adequadas para negócios que apenas precisam de emitir talões e receber pagamentos.

Por sua vez, um Ponto de Venda (POS), para além das mesmas funções realizadas por uma caixa registadora, tem funcionalidades que auxiliam na administração do seu negócio, por exemplo, gestão de stocks e criação de relatórios. Os POS são, portanto, equipamentos essenciais para áreas de atividade mais exigentes e que precisam de um equipamento mais completo.

Estas são as principais vantagens do sistema POS:

• Facilidade de utilização – com ecrã tátil e rápido acesso aos dados, um POS é um sistema intuitivo e fácil de usar por qualquer colaborador;
• Gestão de colaboradores – o ponto de venda permite registar a hora e data de abertura e fecho de caixa e identificar o operador que realizou a operação;
• Gestão de inventário – o POS permite acompanhar o percurso do produto, desde do armazém até chegar ao cliente;
• Criação de relatórios – facilmente acede a todos os dados fundamentais do negócio, como vendas, despesas e lucro, para que possa tomar decisões mais acertadas e definir estratégias;
• Faturas detalhadas – ao utilizar um POS é possível incluir mais dados nas faturas e recibos, como a descrição dos produtos, promoções e cupões utilizados (também permite a personalização da fatura);
• Diversas formas de pagamento – com um POS é simples adicionar vários tipos de pagamento como pagamentos contactless, o que vai trazer um maior nível de satisfação dos clientes;
• Contabilidade simplificada – como fornece relatórios, o ponto de venda permite gerir os documentos de forma mais eficiente. 

Vale a pena mudar para POS?

A grande diferença entre POS e caixa registadora é a função. Uma caixa registadora é apenas um equipamento que funciona de forma isolada. Um POS é uma ferramenta essencial ao seu negócio, que permite faturar, gerir stock e, simultaneamente, cumprir todas as regras da Autoridade Tributária (AT). 

Um POS com um software de faturação certificado em cloud, como o Vendus, garante a correta exportação dos ficheiros SAF-T para a AT. Como não está instalado no equipamento, é acessível em qualquer dispositivo móvel, mesmo que não esteja na loja.

Adequado a diversos perfis de negócio – desde sapatarias, lojas de roupa, vendas online, restaurantes, até à venda ambulante ou serviços, como clínicas ou imobiliárias – é o ideal para pequenas empresas que precisam de sistema de ponto de venda que não falhe.

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Perguntas frequentes

Ainda posso usar apenas uma caixa registadora na minha loja?

Tem de garantir que as faturas emitidas têm todos os elementos obrigatórios, incluindo ATCUD e QR Code. Além disso, a lei obriga à utilização de software certificado, existindo apenas algumas exceções. 

É muito caro mudar para um sistema POS?

Pode começar por experimentar gratuitamente um software de faturação como o Vendus e vai perceber que as vantagens do sistema de POS compensam largamente o custo. Ao escolher um POS tenha cuidado com custos escondidos relativos a licenças anuais e manutenção. 

Qual é a principal vantagem de mudar para um POS?

As soluções POS são isso mesmo: soluções para problemas como lentidão no processo de faturação, erros de gestão de inventário e atrasos nas comunicações com a AT. O POS é mais rápido, mais prático, mais eficiente, poupa tempo e dinheiro e evita multas.

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