Um software certificado pela Autoridade Tributária (AT) é um programa de faturação que cumpre todos os requisitos previstos na lei para obter essa certificação. Ou seja, que permite o envio de ficheiros obrigatórios e impede alterações nos documentos que contribuam para a evasão fiscal.
A utilização destes programas certificados é obrigatória para alguns negócios. Tem como vantagens adicionais o apoio à faturação e gestão da sua empresa. Como os processos são automatizados e intuitivos, além de cumprir a lei, acaba por poupar tempo e recursos.
Quem é obrigado a usar um programa de faturação certificado?
A utilização de um programa de faturação certificado é obrigatória para pessoas singulares e empresas (sujeitos passivos de IRS ou IRC) que:
- no ano anterior tenham obtido um volume de negócios superior a 50.000 euros;
- obtenham, no ano em que se inicia a atividade, um volume de negócios anualizado superior a 50.000 €;
- já utilizem programas informáticos de faturação;
- possuam contabilidade organizada (sendo ou não obrigados a optar por este regime) e independentemente do volume de negócios).
Também são considerados programas de faturação os que emitem apenas guias de transporte ou de remessa e que sirvam de documento de transporte, de acordo com o regime de bens em circulação.
Quem está dispensado de usar um software certificado?
A lei (Decreto-Lei n.º 28/2019) permite que, caso o programa de faturação não esteja operacional, se possa emitir faturas ou documentos de transporte em papel, impressos em tipografias autorizadas. Estes documentos têm de ser depois recuperados para o programa de faturação.
Há ainda outras exceções à obrigação de usar um sistema de faturação certificado:
- bilhetes de transporte, ingressos ou outros documentos ao portador comprovativos do pagamento de prestações de serviços de estacionamento, de portagens;
- entradas em espetáculos, bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos e zoológicos;
- serviços prestados por pessoas que exerçam a atividade económica de diversão itinerante (CAE 93211 - Atividades de parques de diversão itinerantes e CAE 93295 - Outras atividades de diversão itinerantes);
- transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática.
Estas atividades podem usar documentos (como bilhetes) pré-impressos em tipografias autorizadas ou emitidos por meios eletrónicos sem capacidade de registo da operação em base de dados e que não comuniquem com uma base de dados exterior.
O que acontece se não utilizar um software certificado?
Se for obrigado por lei e não usar programas ou equipamentos informáticos de faturação certificados, está sujeito a multas pesadas. O Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT) prevê coimas entre os 1.500 € e 18.750€.
Quais os requisitos para certificação de programas de faturação?
Para que um programa de faturação possa ser certificado pela Autoridade Tributária, deve cumprir os seguintes requisitos:
- Ter a possibilidade de exportar o ficheiro SAF-T;
- Possuir um sistema que permita identificar a gravação do registo de faturas e documentos retificativos;
- Possuir um controlo do acesso ao sistema informático, obrigando a uma autenticação de cada utilizador;
- Não dispor de qualquer função que permita alterar, direta ou indiretamente, a informação de natureza fiscal;
- Cumprir os requisitos técnicos aprovados por despacho do diretor-geral da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Quais são as características mais comuns num software certificado?
Os softwares certificados possuem várias características em comum e um conjunto de funcionalidades que salvaguarda a integridade da informação e o cumprimento de obrigações fiscais.
Estas são algumas das caraterísticas que pode encontrar num programa com certificação:
- Exportam o ficheiro SAF-T/PT;
- Suportam um regime de IVA específico;
- Permitem transações com clientes em regime de IVA de caixa;
- Permitem assinatura digital nos documentos;
- Não permitem que os documentos sejam alterados depois de registados;
- Não permitem impressões após documentos dados como terminados;
- Nas notas de crédito exigem que seja indicado o motivo do crédito.
Como saber se um software é certificado?
Para saber se um determinado programa cumpre os requisitos necessários e está certificado pela Autoridade Tributária basta consultar a lista de programas disponível no Portal das Finanças.
O Cegid Vendus é um programa de faturação certificado pela AT. O número de certificação é o 2230. Funciona online, em qualquer computador, portátil ou desktop, POS, telemóvel e tablet, sendo compatível com Windows, Linux e Mac. Interage com impressoras de talões e impressoras A4.
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