1º Escolher o software ideal
Certificado
O programa de faturação deve ser certificado pela Autoridade Tributária. Consulte a listagem completa aqui.
Adaptado às suas necessidades
Verifique se se adapta às necessidades do seu negócio. Faça uma lista e compare com as respetivas funcionalidades de cada software. Consulte alguns exemplos:
- Gestão de Stocks;
- Gestão de Fornecedores;
- Conta Corrente de Clientes;
- Gestão de Tamanhos e Cores;
- Gestão de Mesas (Restauração);
- Relatórios sobre o negócio.
Na Cloud
Aconselhamos que escolha um software online (na cloud). São inúmeras as vantagens:
- A subscrição é normalmente mais económico;
- A informação fica guardada online de forma automática, não tendo de se preocupar com backups e perdas de informação;
- Não requer instalações;
- Poderá aceder à sua conta em qualquer local, desde que com acesso à internet.
Atualizações e Novas Funcionalidades
Por vezes, há custos extra "escondidos". Confirme que a subscrição é o único montante a pagar.
Contabilista
Em caso de dúvida, consulte sempre um especialista.
2º Equipamento compatível (em caso de POS)
Se tem uma loja, convém confirmar que o novo software se adapta ao seu equipamento. Verifique se é compatível com o/a seu/sua:
- POS ou Computador;
- Software: dependendo do seu software, poderá necessitar de compatibilidade com Windows, Linux ou Mac;
- Impressora: provavelmente irá necessitar de uma impressora térmica (de talões). Deverá garantir que é compatível com o formato ESC/POS;
- Gaveta de moedas: esta deverá ter uma ligação RJ11 (conexão à impressora térmica);
- Pistola (leitor de código de barras): garanta que está devidamente configurada com o computador.
Caso o software não seja compatível, o seu equipamente poderá estar obsoleto. Pode fazer sentido mudar. Neste último caso, poderá pedir orçamentos, sem compromisso, a revendedores.
3º Guardar informação do seu software atual
Exportar os documentos, clientes, fornecedores e inventário
Exporte os dados preferencialmente em formato CSV. A maior parte dos softwares disponibilizam a exportação/importação em CSV, facilitando assim o seu trabalho. No entanto, é necessário formatar o ficheiro, colocando as colunas nos locais corretos. Poderá solicitar ajuda ao suporte.
Guardar arquivo de faturação por 10 anos
Segundo o artigo artigo 123.º do CIRC, deverá guardar os documentos em formato físico por 10 anos. Poderá, por exemplo, empacotá-los e deixá-los num armazém, arrumo ou garagem.
4º Iniciar atividade no novo software
Instale o software/Crie uma conta
Dependendo da solução escolhida, poderá ter de instalar o software no seu equipamento ou criar uma conta (no caso da cloud).
Inicie uma nova série
Confirme que esta nova série é diferente da anterior. O código da série aparece logo após a identificação do documento. No Vendus, por exemplo, para uma fatura emitida com o número FT 01P2017/1, o código da série é 01P2017.
Importar clientes, fornecedores e inventário
Importe os dados que exportou anteriormente e confirme que foram corretamente inseridos.
5º Configurar e personalizar a sua conta
Adicione fotos aos produtos para os identificar mais rapidamente, personalize o seu ponto de venda e configure as funcionalidades de que necessita (ex: Tamanhos e Cores). Assim o processo de venda é facilitado.
A nossa recomendação
No Vendus, software de faturação certificado na cloud, terá acesso a diversas funcionalidades direcionadas a retalho, restauração e serviços. Poderemos migrar os seus dados sem custos adicionais. Experimente grátis por 30 dias, criando uma conta.
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