A faturação eletrónica veio mudar a forma como os documentos fiscais são enviados e recebidos entre empresas, com o Governo português a introduzir gradualmente a sua obrigatoriedade para os contratos públicos. No entanto, para além da obrigação, a faturação eletrónica traz diversas vantagens, não só para grandes e médias empresas, como também para as pequenas empresas.
De forma a auxiliar as pequenas empresas na tomada de decisão e na implementação, apresentamos o seguinte guia completo das principais informações a ter em conta no tema da faturação eletrónica para pequenas empresas.
O que é a faturação eletrónica e como se aplica às pequenas empresas
A faturação eletrónica, como o nome indica, é o processo de emissão e transmissão de faturas por formato eletrónico, em vez do tradicional formato impresso.
No entanto, uma fatura eletrónica é mais do que um scan ou PDF de uma fatura impressa; existem certas exigências para um documento digital ser legalmente aceite como fatura eletrónica dentro da União Europeia, nomeadamente:
- Ter o formato eletrónico correto de forma a ser tratada de forma automática;
- Ser enviada de um sistema para outro para ser importada automaticamente pelo sistema da entidade pública;
- Utilizar o que se chama de sistema de intercâmbio de dados (EDI), uma tecnologia de transmissão de dados que permite enviar e receber faturas entre entidades e sistemas distintos através de um formato comum de dados (CIUS-PT);
- Conter uma assinatura digital qualificada para verificar que o documento é autêntico e legítimo.
Para as pequenas empresas, a faturação eletrónica pode essencialmente substituir o método tradicional das faturas em papel, o que traz vantagens tais como a redução dos gastos em papel e das necessidades de armazenamento físico dos documentos fiscais. Para tal, basta implementar um sistema de faturação eletrónica como o Cegid Vendus nos processos internos.
Em certas situações, as pequenas empresas são, também, obrigadas legalmente a adotar a faturação eletrónica.
Obrigações de adoção da faturação eletrónica para pequenas empresas
De forma a modernizar a administração pública em Portugal, o Decreto-Lei 111-B/2017 definiu que a faturação eletrónica passasse a ser obrigatória a todos os organismos públicos e empresas com contratos públicos, aplicando-se também a pequenas empresas que tenham contratos com entidades públicas.
No entanto, dados os potenciais problemas de implementação impostos às empresas por esta obrigação, os prazos para as empresas contraentes de contratos públicos têm vindo a ser alterados de forma a dar tempo à modernização dos sistemas de faturação.
Para além disso, as faturas em PDF, apesar de não cumprirem necessariamente todos os requisitos mencionados antes, são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2025. A partir de 1 de janeiro de 2026, as faturas em PDF só serão aceites como faturas eletrónicas se contarem com uma assinatura digital qualificada.
Prazos de adoção da faturação eletrónica para pequenas empresas
As pequenas empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2026, de acordo com o n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação atual.
Vantagens da faturação eletrónica para pequenas empresas
A faturação eletrónica apresenta várias vantagens para todo o tipo de empresas, mas contribui particularmente para as pequenas empresas, dado o seu impacto nos custos, produtividade e relação com os clientes.
As principais vantagens da faturação eletrónica para pequenas empresas são:
- Redução das despesas de faturação: a faturação eletrónica elimina despesas de impressão, armazenamento, processamento e envio de faturas em papel, pelo que consegue ter um papel importante na gestão dos custos de uma pequena empresa;
- Simplificação dos processos de faturação: a faturação eletrónica permite automatizar vários processos de faturação, como o envio, recebimento e processamento das faturas, o que permite reduzir a burocracia e aumentar a eficiência;
- Aumento da rapidez dos recebimentos: como a faturação fica muito mais ágil graças aos processos simplificados, a faturação eletrónica tem um impacto direto nos tempos de recebimento, permitindo acelerar e, assim, ter um melhor cash flow;
- Maior segurança dos dados: ao contrário de faturas em papel, que podem ser perdidas ou extraviadas, os sistemas de faturação eletrónica estão concebidos para protegerem os dados enviados e recebidos, transmitindo uma maior segurança;
- Proteção contra fraudes: como todas as faturas eletrónicas têm de ser autenticadas através de uma assinatura digital qualificada, isto significa que o risco de receber documentos falsos é anulado.
Vendo as vantagens, torna-se óbvio que a faturação eletrónica é o futuro não só para grandes e médias empresas, como também para as pequenas empresas, que conseguem reduzir custos e aumentar a sua eficiência através da sua adoção.
Dê o primeiro passo na faturação eletrónica e envie faturas de acordo com a lei com o Cegid Vendus
O Cegid Vendus é um software de faturação online e POS que lhe permite faturar em segundos através de qualquer dispositivo inteligente, seja PC, tablet ou smartphone. Graças à sua integração com a AMA e a DigitalSign, pode enviar faturas eletrónicas em formato PDF com assinatura digital qualificada, cumprindo todos os requisitos legais.
Para além disso, integrando o Cegid Vendus com o software de faturação eletrónica Cegid Yet, pode também enviar faturas via EDI para responder às necessidades da faturação eletrónica nos contratos públicos ou para clientes que usem, também, um sistema de faturação eletrónica com EDI.
Mesmo se já usa um sistema de faturação, pode fazer a migração para o Cegid Vendus de forma 100% gratuita com a ajuda da nossa equipa de suporte. Portanto, do que está à espera? Experimente já o Cegid Vendus por 30 dias gratuitamente sem compromisso!
