Um software de faturação para freelancers traz benefícios como a poupança de tempo, mais eficiência e a garantia de cumprimentos das obrigações fiscais.
Para quem trabalha a recibos verdes pode parecer desnecessário investir num programa de faturação. Mas basta pensar no tempo perdido a emitir faturas para os vários clientes, nos prazos que podem ficar esquecidos e até nos erros que se podem cometer por distração ou desconhecimento para repensar este mito.
Afinal, os profissionais independentes só têm a ganhar em ter um software de faturação pensado para freelancers e pequenas empresas.
O software de faturação para freelancers é obrigatório?
Os freelancers, quer sejam trabalhadores independentes ou Empresários em Nome Individual (ENI) não são obrigados a ter um software de faturação. Podem emitir os recibos verdes (em forma de faturas, recibos e faturas-recibo) a partir do Portal das Finanças.
A obrigação de emitir farturas através de programa de faturação só se aplica quando:
- o volume de negócios foi superior a 50.000 euros no ano civil anterior;
- já se utiliza um programa informático de faturação;
- está no regime de contabilidade organizada.
No entanto, a utilização deste tipo de solução torna-se inevitável quando o negócio cresce ou quando a gestão do tempo passa a ter mais importância. Afinal, para um freelancer a expressão "tempo é dinheiro" faz ainda mais sentido.
Um software de faturação para trabalhadores independentes também se revela bastante útil em situações como a venda de produtos offline e/ou através de uma loja online ou de um marketplace.
Quais os benefícios de um software de faturação para freelancers?
Ter um programa de faturação quando se trabalha em regime freelancer é vantajoso por várias razões. Tempo, eficiência e personalização são apenas alguns dos motivos para mudar. Conheça os principais benefícios destes sistemas para freelancers e pequenos empresários.
1. Economia de tempo
Cada hora gasta a tratar de tarefas como criar faturas, emitir recibos e lidar com outros processos burocráticos representa menos uma hora a fazer o que é realmente importante.
Ao automatizar o processo de faturação poupa tempo para se dedicar a elaborar propostas, definir e pôr em prática estratégias de marketing ou, simplesmente, desenvolver o seu trabalho.
Um dos principais benefícios de um software de faturação para freelancers é, justamente, dar-lhes mais tempo para trabalhar e aumentar os rendimentos.
2. Redução de erros
Tratar das faturas digitalmente é, também, uma forma de aumentar a eficiência. Todos sabemos que a inserção manual de dados, além de monótona, aumenta a probabilidade de se cometerem erros na faturação.
Algo que, para quem trabalha como freelancer, pode custar muito caro. Uma pequena falha podem levar à anulação de uma fatura, atrasos nos pagamentos ou, até, à perda de clientes.
Um software de faturação online, além de acelerar o processo, minimiza a ocorrência de erros.
3. Organização financeira
As ferramentas de gestão financeira são fundamentais para qualquer tipo de negócio, independentemente da sua dimensão. Para os freelancers, que geralmente asseguram sozinhos todos os processos, da emissão de faturas aos pagamentos, é ainda mais importante ter este tipo de apoio.
Um software de faturação centraliza todas as informações financeiras, facilitando o acompanhamento do fluxo de caixa, a gestão de despesas e o controlo das receitas. Ou seja, de uma forma intuitiva e rápida, consegue fazer o diagnóstico da situação financeira da sua atividade como freelancer.
4. Imagem de profissionalismo
Muitos freelancers ainda usam o Portal das Finanças para faturar. Apesar de terem sido feitas algumas alterações ao modelo de emissão de recibos verdes, dotando-os de novas funcionalidades, estão ainda longe ser o sistema ideal para freelancers.
A emissão de faturas com um design profissional e a gestão eficiente dos documentos transmitem uma imagem de cerdibilidade aos clientes. Isto permite distinguir-se de outros freelancers e fortalecer as relações comerciais.
Muitos programas de faturação oferecem a possibilidade de personalizar as suas faturas, acrescentando elementos como o logotipo ou o IBAN para os pagamentos. Esta ferramenta, além de útil, é vital em áreas de atividade em que o nível de personalização e a identidade visual são "a alma do negócio" (por exemplo, no design ou indústrias criativas).
5. Acesso facilitado
Uma das características mais comuns a quem trabalha em regime freelancer é o facto de não ter horários nem locais fixos para trabalhar.
Se não tem de estar num escritório para fazer o seu trabalho, há razão para mudar esta forma de estar quando está em causa a faturação?
Se já recebeu um telefonema de um cliente sobre uma fatura e não conseguiu dar uma resposta imediata porque estava longe do computador, percebe certamente a importância de ter uma opção que lhe dê mais flexibilidade.
Um software de faturação cloud dá-lhe liberdade para emitir ou consultar faturas em qualquer lugar e a qualquer momento, através dos seus dispositivos móveis. O funcionamento é prático e intuitivo, para que, sempre que quiser, possa tratar da gestão do seu negócio e não perca tempo ou dinheiro.
6. Integração com outras ferramentas
Numa altura em que todas os aspetos da atividade profissional estão interligados, não faz sentido ter um programa para emitir faturas, outro para a gestão de inventário e outro só para a loja online.
O ideal, para os trabalhadores independentes e pequenos empresários, é uma solução completa, que permita a integração com outras ferramentas, sejam plataformas de comércio eletrónico, um sistema de marcações ou até mesmo de gestão de pagamentos.
Este tipo de integração é oferecido pelos melhores programas de faturação, facilitando o trabalho de profissionais em áreas tão diferentes como o e-commerce, reparações ao domicílio ou venda em mercados. As faturas são emitidas em poucos segundos, o stock é atualizado e sabe sempre em que ponto está o seu negócio.
7. Cumprimento de obrigações legais e fiscais
O cumprimento de obrigações legais e fiscais é essencial para freelancers e empresários em nome individual. Mas nem sempre é fácil, até porque não contam geralmente com contabilistas ou departamentos de contabilidade que se encarreguem de todos os processos de faturação e gestão de relações com a AT e outras entidades.
Um software de faturação é uma ajuda importante no cumprimento das obrigações fiscais, porque permite a correta emissão de documentos fiscais.
Além disso, se usar um software de faturação certificado e exercer uma atividade comercial, industrial ou agrícola, existe a obrigação legal de enviar os ficheiros SAFT para a Autoridade Tributária. Um programa certificado assegura que esta obrigação é cumprida.
8. Relatórios e análises
Uma das principais dificuldades para quem trabalha de forma independente é ter tempo ou conhecimentos técnicos suficientes para reunir e analisar a informação necessária para avaliar em que ponto está o negócio.
Muitas vezes, estão de tal forma envolvidos em projetos que se torna impossível ter uma visão mais abrangente do que se passa em termos de faturação, receitas e despesas.
Um software de faturação que disponibilize relatórios e análises é, para estes profissionais, uma ferramenta valiosa. Os dados necessários podem ser obtidos rapidamente e auxiliam na tomada de decisões financeiras e na identificação de áreas de melhoria no negócio.
9. Faturação para o estrangeiro
Ser freelancer significa, muitas vezes, ter clientes em vários pontos do mundo. Além de todas as regras específicas que devem ser tidas em conta ao emitir faturas para clientes estrangeiros, há ainda a questão do idioma.
Nestes casos, ter um programa de faturação capaz de emitir faturas noutras línguas, como o inglês, é uma grande vantagem. Com uma fatura bilingue a comunicação torna-se mais clara e há menos espaço para erros ou atrasos no processo de faturação e pagamento.
10. Período experimental grátis
Para quem trabalha por conta própria, cada despesa deve ser cuidadosamente ponderada, especialmente quando se trata de custos fixos. Isso não é diferente ao investir num software de faturação ou qualquer outra ferramenta para o trabalho.
Mas e se pudesse experimentar antes de decidir investir? Além de todas as vantagens de um software de faturação para freelancers, o Cegid Vendus dá-lhe também essa possibilidade. Este é um software de faturação gratuito durante os primeiros 30 dias de utilização, para que o possa testar sem qualquer compromisso antes de tomar a decisão final.
Além disso, não tem período de fidelização, o que significa que pode cancelar a sua subscrição a qualquer momento, sem complicações.
