Quando mudar de software de faturação: 5 sinais de alerta

Quando o seu programa de faturação é lento e não acompanha o ritmo do seu negócio está a perder tempo e dinheiro. Se tem cada vez mais problemas para emitir faturas, então está na altura de mudar de software de faturação. 

A tecnologia deve ser uma aliada das empresas e não uma fonte de atrasos, dificuldades e stress. Ter um programa de faturação que ficou parado no tempo e que complica em vez de ajudar não é opção. Até porque mudar é muito fácil. 

Sinais claros de que o seu software ficou no passado

Há uns anos adquiriu um software de faturação e habituou-se a trabalhar com ele. Contudo, e apesar de a tecnologia ter avançado depressa e de o seu negócio ter crescido, nada mudou no programa que usa para faturar. Este é um sinal claro de que é preciso pensar num novo software, mas não o único. Conheça os 5 sintomas que indicam que tem de mudar.

1. Lentidão e falhas constantes

O processo de faturação deve ser rápido e simples e não um procedimento lento, em que o software falha constantemente ou transmite mensagens de erro que não consegue resolver. 

Funcionalidade e rapidez são fundamentais para que possa faturar e receber pelas suas vendas ou prestações de serviços. Mas também para garantir a satisfação e fidelização de clientes.

Um software que bloqueia, falha e não cumpre a sua função prejudica a tesouraria e a reputação do seu negócio.

2. Suporte técnico inexistente ou demorado

O que acontece quando tem problemas na faturação? Tem dificuldade em falar com o apoio técnico e, quando finalmente consegue entrar em contacto, o problema não é resolvido?

O suporte ao cliente é uma parte importante num software de faturação. Quando não existe, não dá uma resposta adequada ou demora muito tempo a ajudar ou a encontrar a solução, o seu negócio é prejudicado. 

Se os serviços de assistência do seu software não estão à altura do que necessita, está na altura de escolher um que responda às necessidades do seu negócio e que ofereça um acompanhamento útil e personalizado.

 3. Falta de integrações

Hoje em dia um software não é apenas uma forma de emitir faturas. É uma ferramenta que abrange todos os aspetos do seu negócio, incluindo outros equipamentos (desde balanças a terminais de pagamento) e áreas de negócio, como a loja online.

Um software de faturação moderno e útil permite a integração com a loja online e plataformas de e-commerce, bem como diversas plataformas de pagamentos, incluindo as que geram referências para pagamento com multibanco. Além de faturar, permite a gestão de stocks e de contas correntes de forma rápida. Ou seja, existe para facilitar e não para complicar e obrigar a repetir processos. 

 4. Dificuldade de acesso remoto

Quem gere um negócio está, na maior parte das vezes, quase totalmente dedicado à empresa. O que não significa que tenha de estar fisicamente na empresa sempre que é preciso emitir uma fatura ou consultar a conta corrente de um cliente. Mas há softwares que não permitem este acesso remoto nem a faturação a qualquer momento, o que é problemático.

Estes programas mais antigos estão instalados num determinado dispositivo ou local e não funcionam fora dele. Atualmente usam-se softwares de faturação em cloud, em que a informação não está armazenada apenas num dispositivo, mas online. O que permite que, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, como um smartphone ou um tablet, possa aceder ao programa. Se o seu software atual não se adapta a um negócio em movimento e à sua vida fora da empresa, é mais um sinal para mudar. 

5. Dificuldade em cumprir as regras da AT

Um dos aspetos mais importantes para qualquer negócio é o cumprimento das obrigações fiscais, nomeadamente as que estão relacionadas com a comunicação com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). 

Se não tem um software de faturação certificado, corre o risco de não cumprir estas regras ou de ter muitas dificuldades para processos tão simples como comunicar séries de faturação ou exportar o ficheiro SAF-T para a AT. 

Um programa certificado pela Autoridade Tributária garante que as suas faturas são automaticamente emitidas com QR Code e ATCUD (Código Único de Documento da Autoridade Tributária), bem como com todos os elementos obrigatórios por lei. Não arrisque multas ou problemas fiscais. 

O que acontece aos dados se mudar de software de faturação?

Se tem resistido a mudar o software por receio de perder os dados que tem no seu programa atual, não tem motivo para se preocupar. A sua informação não desaparece, apenas é transferida para o novo programa. 

A mudança de software é um processo simples e a migração de dados de faturação (e outros) é extremamente segura. 

Ao mudar de software, um dos pontos mais importantes é a exportação do ficheiro SAF-T, bem como de listagens de clientes, fornecedores e artigos em formato csv ou xlsx.

Estes ficheiros são depois importados pelo novo programa, para que o possa começar a utilizar e trabalhar com toda a informação de que necessita. Mas de uma forma muito mais rápida e eficaz, com um software de faturação online e atual. 

Porquê escolher o Vendus by Shine como o seu próximo software?

Identificou-se com os problemas causados por um sistema lento, desatualizado, sempre a falhar e sem apoio técnico? Então está mesmo na altura de mudar e escolher um programa de faturação que seja a solução.

Um software de faturação certificado online como o Vendus tem como principais vantagens:

• é um software em cloud, que pode usar em qualquer dispositivo e em qualquer lugar; 
• é facilmente integrado com os equipamentos que já tem e com várias plataformas; 
• o suporte técnico é rápido e eficiente;
• é muito fácil mudar do seu software anterior para o novo; a exportação e importação de dados são seguras e garantem que nada se perde no processo; 
• tem um período de teste gratuito. 

Agora que conhece todos os sinais que mostram quando está na altura de trocar o seu software de faturação, dê mais um passo para fazer avançar o seu negócio. Experimente grátis durante 30 dias o Vendus by Shine.