Em Portugal, as "ajudas de custo" são um termo frequentemente utilizado no contexto empresarial e fiscal. Estas ajudas têm um papel significativo na gestão de despesas de trabalhadores que, por diversas razões, precisam de se deslocar ou incorrer em despesas relacionadas com o seu trabalho.
Neste artigo, vamos explorar o que são as ajudas de custo em Portugal, quais os valores fixados na lei, os diferentes tipos de ajudas de custo existentes e os benefícios que proporcionam às empresas.
O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são subsídios ou compensações concedidas a trabalhadores para cobrir as despesas adicionais associadas a deslocações ou despesas inerentes à execução das suas funções profissionais. Estas despesas podem incluir alimentação, alojamento, transporte e outras despesas relacionadas com viagens de negócios ou deslocações necessárias no exercício da atividade laboral.
Quais são os valores de referência das ajudas de custo?
Em Portugal, as ajudas de custo apenas estão legisladas para o setor público. No entanto, o setor privado também aplica as ajudas de custo reconhece a lei e os valores fixados pela lei.
Em termos gerais, as ajudas de custo não são tributáveis para o trabalhador, desde que sejam atribuídas de acordo com as normas estabelecidas na lei e não excedam os limites fixados. Para as empresas, estas despesas podem ser dedutíveis em termos fiscais, o que representa um incentivo adicional para a sua concessão.
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Os valores fixados por lei para as ajudas de custo em 2023 são os seguintes:
Alimentação
No âmbito da alimentação, as ajudas de custo surgem na forma do subsídio de alimentação. Neste momento, o valor máximo que as empresas podem oferecer de subsídio sem pagarem impostos é de 9,60€, se este for pago em cartão ou vales de refeição. Se o subsídio de refeição for pago em dinheiro, o limite sem pagamento de impostos é de 6€.
Alojamento
De acordo com a legislação, o reembolso das despesas de alojamento é condicionado à apresentação de recibos, desde que o colaborador tenha efetuado uma estadia noturna num hotel até 3 estrelas, ou equivalente, e que tenha acordo com o estado. Em alternativa, a ajuda de custo é de 50% do valor total.
Deslocações
Esta é área mais regulada das ajudas de custo, dependendo do horário e da duração da deslocação, do transporte que o trabalhador utiliza, da distância percorrida, do cargo profissional e do país onde acontecem (Portugal ou estrangeiro).
Deslocações diárias
O empregador deve pagar:
- 25%, se a deslocação abranger o período entre as 13 e as 14 horas ou entre as 20 e as 21 horas;
- 50%, se a deslocação implicar alojamento.
Deslocações em dias sucessivos
No dia da partida:
- 100%, se a partida acontecer até às 13 horas;
- 75%, se o trabalhador começar a deslocação entre as 13 e as 21 horas;
- 50%, se o trabalhador partir depois das 21 horas.
No dia da chegada:
- 0%, se o trabalhador chegar até às 13 horas;
- 25%, se chegar entre as 13 e as 20 horas;
- 50%, se chegar depois das 20 horas.
Nos restantes dias:
- 100%.
O preço por quilómetro percorrido pode ser consultado na tabela criada para a função pública, e depende do transporte utilizado e do número de trabalhadores nesse transporte:
» Transporte em viatura própria - € 0,36 por quilómetro
» Transportes públicos - € 0,11 por quilómetro
» Transporte em automóvel de aluguer:
- Um trabalhador - € 0,34 por quilómetro
- Trabalhadores transportados em comum:
. Dois trabalhadores - € 0,14 cada um por quilómetro
. Três ou mais trabalhadores - € 0,11 cada um por quilómetro.
Existem também um limite diário para as ajudas de custo com a deslocação. Confira:
| Em território nacional | |
| Trabalhadores em geral da função pública | 50,20 € |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | 69,19 € |
| No estrangeiro | |
| Trabalhadores em geral da função pública | 89,35 € |
| Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores | 100,24 € |
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As ajudas de custo estão sujeitas a IRS e contribuições para a segurança social?
Se a ajuda de custo for menor ou igual ao valor estipulado por lei, está isenta do pagamento de IRS e de Segurança Social. No entanto, se o limite for ultrapassado, a diferença estará sujeita a tributação em sede de IRS e segurança social.
Qual o prazo para pagamento das ajudas de custo?
Podem ser pagas antes da realização do serviço ou até 30 dias após a apresentação dos comprovativos pelo trabalhador.
Benefícios das Ajudas de Custo para Empresas
As empresas em Portugal podem beneficiar significativamente da concessão de ajudas de custo aos seus colaboradores. Estes são alguns dos principais benefícios:
Motivação dos Trabalhadores: Ao ajudar a cobrir os custos associados às deslocações e ao trabalho fora do local de trabalho, as empresas demonstram preocupação com o bem-estar dos seus colaboradores, o que pode aumentar a motivação e o comprometimento.
Incentivo à Mobilidade e Flexibilidade: As ajudas de custo incentivam a mobilidade dos trabalhadores e a flexibilidade nas operações da empresa, permitindo que estas expandam as suas atividades para além da sua localização principal.
Dedução Fiscal: As ajudas de custo podem ser dedutíveis em termos fiscais para as empresas, reduzindo assim a carga tributária.
