Os empresários em nome individual (ENI) e os trabalhadores independentes podem fazer a dedução no IVA de algumas despesas ligadas à sua atividade profissional, desde que não estejam isentos deste imposto. Esta dedução permite-lhes recuperar parte ou a totalidade do IVA suportado, abatendo esse valor ao que têm de entregar ao Estado. Saiba como funciona e quais os gastos profissionais que podem ser utilizados para reduzir o montante a pagar.
Quais as condições para beneficiar da dedução do IVA?
A dedução do IVA está prevista no Código do IVA e aplica-se aos trabalhadores independentes, ENI e outros empresários enquadrados no regime normal de IVA, isto é, que faturem acima de 15.000 euros brutos anuais. Se é o seu caso, através deste mecanismo, pode recuperar total ou parcialmente o imposto que suportou na aquisição de bens e serviços usados no exercício da sua atividade.
No entanto, para que o IVA seja dedutível, é necessário cumprir as seguintes condições:
- A despesa tem de estar diretamente relacionada com a atividade;
- Tem de haver uma fatura que comprove essa despesa;
- O fornecedor do bem ou serviço tem de ser sujeito passivo de IVA em Portugal ou noutro país da União Europeia;
- O empreendedor tem de estar enquadrado num regime que permita a dedução. Ou seja, não pode beneficiar de um regime de isenção de IVA, como os que se aplicam, por exemplo, ao abrigo do artigo 53.º ou do artigo 9.º do Código do IVA.
Que despesas permitem dedução do IVA dos trabalhadores independentes?
A dedução do IVA nas despesas relacionadas com a atividade profissional não se aplica a todos os gastos. Segundo o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), há um conjunto de gastos (previstos no artigo 21.º do CIVA), que não são dedutíveis, como veremos mais à frente.
Quanto às despesas que permitem deduzir o IVA, são divididas em três tipos: ativos não correntes, inventário e outros bens e serviços.
Ativos não correntes
São os bens usados para a produção de bens ou para a prestação de serviços e que vão ser usados no âmbito da atividade por um período superior a um ano. Por exemplo, máquinas para fabrico, computadores e alguns tipos de veículos.
Inventário
Diz respeito às despesas com os artigos para venda ou com matérias-primas.
Outros bens ou serviços
É a categoria mais abrangente, que inclui bens e serviços que não são enquadrados nas categorias anteriores, como material de escritório, serviços de internet, telefone ou eletricidade.
Assim, entre as despesas que permitem deduzir o IVA estão, por exemplo:
- Serviços como contabilidade, consultoria ou manutenção de equipamentos;
- Seguros;
- Software de faturação certificado, como o Vendus, e licenças digitais;
- Despesas com empréstimos relacionados com o local de trabalho;
- Arrendamento de escritórios ou lojas;
- Despesas relacionadas com o local onde é exercida a atividade.
Quais as despesas que não permitem dedução do IVA?
O CIVA aponta uma série de bens e serviços que não estão abrangidos pelas deduções, nomeadamente despesas com viaturas de turismo, de barcos de recreio, helicópteros, aviões, motos e motociclos. A exceção ocorre se estes bens estiverem afetos a atividades, como rent-a-car, táxis ou outras.
As despesas com combustíveis têm algumas regras específicas:
- Gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis podem ser deduzidos a 50%;
- Gasolina, gasóleo, GPL, gás natural e biocombustíveis são totalmente dedutíveis no caso de veículos pesados de passageiros, veículos licenciados para transportes públicos (exceto rent-a-car), máquinas consumidoras de gasóleo, GPL, gás natural ou biocombustíveis, tratores, veículos de transporte de mercadorias com peso superior a 3500 kg.
Também não pode ser deduzido o IVA liquidado relativo a despesas de transportes e viagens incluindo as portagens. As refeições e as despesas de alojamento só são dedutíveis em contexto profissional.
As despesas de carácter pessoal ou de luxo ou as obras em imóveis para uso habitacional, mesmo que pertençam à empresa, também não estão abrangidas.
Como se processa a dedução do IVA para trabalhadores independentes?
As despesas para a dedução do IVA devem constar da declaração periódica de IVA, que é obrigatória. Caso o volume de negócios seja inferior a 650.000 euros, fica enquadrado no regime trimestral. Se for superior, a entrega é mensal.
No regime trimestral tem de entregar a declaração periódica até ao dia 20 dos meses de fevereiro, maio, setembro e novembro.
No âmbito das medidas de simplificação fiscal, alguns contribuintes estão abrangidos pela declaração provisória de IVA (ou IVA automático), em que constam os valores a pagar e a deduzir.
Caso reúna as condições para beneficiar desta declaração automática, é importante assegurar que classificou todas as faturas e documentos retificativos de fatura em que conste como adquirente. Verifique se nas despesas associadas à atividade indicou se o IVA é deduzido na totalidade ou apenas em parte.
Caso verifique que os valores indicados pela Autoridade Tributária estão corretos, basta confirmar a declaração provisória no Portal das Finanças e esta é considerada como entregue.
Se não cumprir os requisitos para o IVA automático, a entrega da declaração de IVA é igualmente feita através do Portal das Finanças, mas terá de preencher o documento.
Como se faz o pagamento do IVA?
Depois de submeter a declaração periódica do IVA recebe uma referência com o valor a pagar ao Estado e tem um prazo de cinco dias para efetuar esse pagamento através de um destes meios;
- multibanco;
- homebanking;
- serviços de Finanças;
- balcões dos CTT;
- Instituições de crédito com acordos com a Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP);
Se o valor do IVA dedutível for superior ao liquidado, pode reportar o valor da diferença no próximo período. Também é possível pedir o reembolso do IVA ao Estado se tiver:
- crédito durante 12 meses consecutivos e um valor superior a 250 euros;
- crédito superior a 3 mil euros;
- crédito superior a 25 euros em caso de cessação ou mudança de regime de IVA.
Para solicitar o reembolso do IVA é ainda necessário cumprir algumas condições:
- comunicação de todas as faturas emitidas nos períodos anteriores;
- ter indicado uma conta bancária de que seja titular;
- estar em dia com no que respeita a declarações e pagamento de IVA ao Estado;
- não existir diferença entre o IVA comunicado e os valores declarados do imposto liquidado e dedutível;
- não ter clientes ou fornecedores com NIF inexistente ou que tenham atividade cessada no período a que respeita o imposto.
A dedução do IVA é um mecanismo essencial para os empresários e trabalhadores independentes no regime normal, permitindo otimizar a sua carga fiscal. Compreender as despesas elegíveis e as condições para poder deduzir o imposto é fundamental para uma gestão financeira eficaz e para assegurar o cumprimento das obrigações fiscais. Ao dominar este processo, poderá maximizar os benefícios fiscais e impulsionar a sustentabilidade do seu negócio.