A gestão da tesouraria é vital, sobretudo nos pequenos negócios, em que a margem para perdas e desvios é ainda mais curta. Saber gerir as receitas e as despesas, perceber quando poupar e quando investir e controlar bem os prazos para cobranças e pagamentos são pontos essenciais numa pequena empresa.
Se for eficaz na gestão da tesouraria consegue aumentar o dinheiro em caixa e reduzir o risco de vir a ter problemas financeiros.
Enquanto as grandes empresas têm departamentos totalmente vocacionados para esta tarefa, num pequeno negócio a gestão é, muitas vezes feita pelo proprietário. Daí a importância de saber como usar esta ferramenta. Conheça algumas estratégias.
O que é a gestão de tesouraria?
A gestão de tesouraria diz respeito a tudo o que é necessário para que uma empresa tenha os fundos necessários para pagar as suas despesas no prazo devido. No fundo, é uma ferramenta que garante dinheiro em caixa, mas também o equilíbrio financeiro e, em última análise, a sua viabilidade.
A tesouraria envolve, entre outros aspetos, a entrada e saída de fundos. Por isso, é fundamental para todas as áreas de negócio, mas especialmente importante para pequenas empresas, em que estes fluxos têm de ser acompanhados ainda com mais atenção.
Para que serve a tesouraria numa pequena empresa?
Num pequeno negócio a gestão da tesouraria é apenas uma das muitas tarefas que cabem ao proprietário, o que traz desafios ainda maiores. Como os recursos financeiros são limitados, a função da tesouraria acaba por ser garantir que há liquidez (dinheiro para usar imediatamente) suficiente para manter o negócio a funcionar.
Nestes casos, gerir a tesouraria passa por tarefas como fazer cobranças, organizar os pagamentos a fornecedores e por tomar decisões para reduzir custos e para aumentar as receitas.
Mas, mais do que a gestão diária e focada no momento presente, um bom controlo sobre a tesouraria de uma empresa vai permitir planear o futuro e definir estratégias comerciais e de relacionamento com os clientes.
Entre as funções da tesouraria estão, por exemplo:
- controlar o dinheiro que entra e que sai
- gerir fluxos de caixa (receitas e despesas)
- negociar com fornecedores
- gerir os pagamentos dos clientes
- garantir eventuais fonte de financiamento, caso seja necessário
- decidir potenciais investimentos e formas de rentabilizar o dinheiro
- controlar o stock.
Ou seja, a tesouraria da sua empresa é uma peça central para garantir que a estabilidade da situação financeira atual e futura.
Dicas para otimizar a gestão de tesouraria
Otimizar a gestão da tesouraria significa melhorar o seu desempenho, o que terá como consequência uma gestão mais eficaz do seu negócio. E um negócio bem gerido tem mais hipóteses de ser bem-sucedido e de resistir a situações mais desafiantes.
Conheça algumas estratégias para uma boa gestão da sua tesouraria.
1. Monitorização das despesas
Quando se tem um pequeno negócio, o dinheiro disponível é muitas vezes usado para pagar pequenas despesas (às vezes até pessoais) sem que exista sempre um registo dessas saídas de caixa.
Embora não pareça, estes pequenos gastos têm impacto significativo na tesouraria de uma empresa.
Manter o controlo sobres estas despesas vai ajudar a ter uma visão mais abrangente sobre a situação financeira da empresa e, até, tomar decisões para cortar custos. Por exemplo, renegociar contratos com fornecedores, agregar compras ou criar mecanismos para poupar recursos.
2. Planeamento a curto e médio prazo
Gerir bem a tesouraria envolve algum planeamento, algo que nem sempre é fácil quando se tem uma pequena empresa e todos os esforços estão concentrados na gestão diária.
Ainda assim, é importante encontrar tempo para olhar para as finanças da empresa e perceber os fluxos de dinheiro a curto e médio prazo. Ou seja, perceber quando terá um maior volume de despesas (por exemplo, quando adquirir uma nova coleção para a sua sapataria) ou quando espera um aumento das vendas (por exemplo, no Natal ou saldos),
Um mapa de tesouraria com as previsões de entrada e saída de dinheiro é uma boa ferramenta para conseguir fazer este planeamento.
3. Criação de um fundo de poupança
Pensar no futuro é algo que deve ter em conta, pois nunca se consegue prever todas as situações. Certifique-se que está monetariamente pronto para quaisquer flutuações sazonais ou desacelerações do mercado, separando regularmente um valor para um fundo de emergência.
Desta forma, irá sentir alguma tranquilidade se surgirem contratempos ou obstáculos comuns aos pequenos negócios.
4. Eficiência fiscal
- um crédito durante 12 meses consecutivos e um valor superior a 250 euros;
- um crédito superior a 3 mil euros;
- um crédito superior a 25 euros, se for cessar atividade ou mudar de regime de IVA.
Cumprir as obrigações fiscais, como a comunicação de faturas, pagamento de impostos e entrega de declarações é outro ponto essencial para a eficiência fiscal. Evita multas, e garante que pode receber apoios, caso seja necessário e candidatar-se a concursos para fornecer o Estado.
5. Informação sobre apoios à tesouraria para micro e pequenas empresas
Nem sempre os negócios correm como se esperava. Ou existem imprevistos, como uma pandemia ou uma tempestade destruidora que deixam as empresas em risco, Nestes casos, é muito importante conhecer os apoios disponíveis para ajudar a recuperar dessas perdas.
Existem, também, outros apoios que incentivam a contratação, a implementação de soluções digitais, a expansão e até a internacionalização. Há, também, apoios específicos para setores como o turismo, a agricultura ou o pequeno comércio. Entidades como o IAPMEI - Agência para a Competitividade e Inovação ou o Banco de Fomento estão envolvidas neste tipo de apoios.
6. Gestão dos prazos de pagamentos e cobranças
O equilíbrio entre pagamentos e recebimentos é um dos princípios de uma tesouraria mais eficiente, garantindo que existe liquidez para as operações diárias e que o saldo das contas bancárias está sempre positivo.
Um dos pontos com mais impacto na tesouraria, sobretudo nos pequenos negócios, envolve os prazos de pagamento a fornecedores e das contas a receber. Se esta questão não for bem gerida, corre o risco de contrair dívidas.
Assim, é importante, por um lado, negociar prazos de pagamento flexíveis ou alargados para as contas a pagar. E, por outro, agilizar as cobranças de forma a evitar faturas em atraso ou o incumprimento por parte dos seus clientes.
7. Automatização das cobranças
Num pequeno negócio nem sempre é fácil garantir que a empresa recebe a tempo e horas dos seus clientes. Todos os dias há muito para fazer e nem sempre sobra tempo para perceber em que ponto estão as contas correntes.
A forma mais eficaz de evitar esquecimentos e falhas na emissão e de faturas e no acompanhamento das contas a receber é automatizar as cobranças. A utilização de um software de faturação não só vai simplificar o processo de emitir e enviar faturas, como permite criar alertas para atrasos nos pagamentos.
Com este tipo de recurso também vai conseguir consultar facilmente as contas correntes de clientes e fornecedores e agir de acordo com essa informação.